เทคนิคการจัดทำ Job Description เพื่อสร้างผลงานให้ตอบโจทย์องค์กร (Smart JD)

เทคนิคการจัดทำ Job Description เพื่อสร้างผลงานให้ตอบโจทย์องค์กร (Smart JD) การเขียนบทพรรณนางาน Job Description เปรียบเหมือนเข็มทิศชี้ทางในการปฏิบัติงานของบุคลากรปัจจุบันและบุคลากรที่จะเข้ามาทำงานใหม่ในแต่ละตำแหน่งงาน เพื่อช่วยให้ทราบถึงภารกิจ หน้าที่ ของแต่ละคน ทำให้ทราบว่างานนั้นมีความสัมพันธ์กับหน่วยงานหรือตำแหน่งอื่นอย่างไร และมีความสำคัญต่อองค์กร อย่างไร ? ตลอดจนทั้งยังเป็นเครื่องมือช่วยในการประเมิน และกำหนดแนวทางในการพัฒนาและปรับปรุงงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย

Job Description (JD) คำบรรยายลักษณะงาน

การเขียน Job Description (JD) หรือ คำบรรยายลักษณะงาน นี้เปรียบเสมือนหางเสือเรือที่จะนำพาเรือไปถูกทิศไม่หลงทาง หากองค์กรใดใส่ใจ การเขียน Job Description เป็นอย่างดี ปัญหาต่างๆ ในระบบการทำงานก็มักจะไม่เกิดขึ้น เพราะ การเขียน Job Description ที่ดีนั้นจะสามารถบ่งบอกบทบาทและหน้าที่ของแต่ละคนในองค์กรได้อย่างชัดเจน ไม่ทำงานทับซ้อน ล้ำเส้น แสดงโครงสร้างการทำงานทั้งบริษัทได้อย่างกระจ่าง เห็นความลื่นไหลของระบบงาน และที่สำคัญทำให้ทุกส่วนสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เปรียบได้กับเครื่องจักรที่ฟันเฟืองแต่ละตัวต่างก็มีหน้าที่ของตัวเอง แน่นอนว่าถ้าฟันเฟืองใดเกิดปัญหาขึ้น เครื่องจักรย่อมสะดุดได้เช่นกัน

ความหมายของใบกำหนดหน้าที่งาน

เป็นเอกสารที่บ่งบอกถึงความสำคัญและความจำเป็นที่องค์กรต้องกำหนดให้มีตำแหน่งงานนั้นๆ ขึ้นมา โดยแสดงให้เห็นขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities) บทบาท (Roles) รวมถึงการอธิบายคุณสมบัติของผู้ดำรงตำแหน่งงาน (Specifications and Competencies)

ชื่อเรียก Job Description (JD)

ใบพรรณนาหน้าที่งาน
ใบอธิบายลักษณะงาน
ใบกำหนดหน้าที่งาน
Job Profile
Job & Roles
Roles & Responsibilities

ปัญหาของ Job Description แบบเก่า

เขียนตามงานที่ทำปัจจุบัน (อาจจะขาดหรือเกิน)
ไม่ได้นำมาใช้งานอย่างจริงจัง
ผู้ดำรงตำแหน่งเป็นคนเขียนเอง
ขาดมาตรฐานในการจัดทำ/เขียน
JD ที่เขียนไม่เหมือนกับงานที่ทำ
ไม่ทันสมัย /ขาดความยึดหยุ่น
ขาดการเชื่อมโยง JD กับระบบการบริหารงานอื่น ๆ ในองค์กร

วัตถุประสงค์ของ Job Description (JD)

กำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบ ขอบเขตของตำแหน่งงาน และคุณสมบัติที่จำเป็นในตำแหน่งงานนั้น
เป็นเกณฑ์ในการบริหารงานบุคคลขององค์กร ตั้งแต่คัดเลือกพนักงานใหม่ พิจารณาโยกย้าย ไปจนถึงการเลื่อนตำแหน่ง เพื่อความก้าวหน้าทางสายอาชีพ
เป็นหลักในการประเมินการทำงานของแต่ละตำแหน่ง
ทำให้เห็นโครงสร้างของบริษัทอย่างชัดเจน การทำงานไม่ซ้ำซ้อนกัน

ประโยชน์ของ Job Description (JD)

ใช้สร้างมาตรฐานในการ สรรหา คัดสรร ว่าจ้าง คนที่มีคุณสมบัติตรงกับความต้องการเข้าทำงานในตำแหน่งที่เหมาะสม
ใช้เป็นเกณฑ์ประเมินศักยภาพการทำงานของพนักงาน
ใช้ประเมินโครงสร้างในการทำงาน เช็คความลื่นไหลของระบบการทำงาน
ช่วยให้บริษัทอุดรูรั่วในทักษะที่ขาดได้ ทั้งยังช่วยให้ฝ่ายบุคคลวางแผนพัฒนาทักษะที่จำเป็นให้ดียิ่งขึ้นสำหรับแต่ละตำแหน่งด้วยเช่นกัน
ช่วยให้ทุกฝ่ายเข้าใจฟังก์ชั่นในการทำงานได้อย่างชัดเจน
สร้างความยุติธรรมในการจ้างงานให้กับทั้งพนักงานและบริษัทเอง

ขั้นตอนการพัฒนาใบกำหนดหน้าที่งาน

เขียนจากผู้รู้/ผู้ทำงานจริง

Job Description ที่ดีไม่ใช่เอกสารที่ทำขึ้นเพื่อให้เป็นมาตรฐานบริษัทแต่ใช้งานไม่ได้จริง ไม่ได้ต้องการคำสวยหรูที่อ่านแล้วไม่เข้าใจ JD ที่ดีนั้นควรเขียนขึ้นจากผู้รู้หรือผู้ที่ปฎิบัติงานจริง เพื่อให้คำบรรยายลักษณะงานชัดเจนและครบถ้วนที่สุด และนำไปใช้งานได้จริง เป็นประโยชน์ต่อบริษัท

กระชับ ได้ใจความ

ถึงแม้ว่าความหมายของ Job Description ก็คือการบรรยายลักษณะของงาน แต่การเขียนบรรยายนั้นไม่ควรเวิ่นเว้อ พูดในสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้อง ซึ่ง JD ที่ดีควรกระชับ ได้ใจความ ตรงประเด็น เข้าใจง่าย เพื่อไม่ให้คนที่เข้ามาทำงานในตำแหน่งนี้เกิดความสับสนในการทำงาน รวมถึงไม่ทับซ้อนหรือขัดแย้งกับผู้ร่วมงานคนอื่นด้วย

เข้าใจง่าย

JD ไม่ควรสื่อสารด้วยคำที่ยาก กำกวม ซับซ้อน ไม่ชัดเจนแน่นอน อย่างเช่นคำว่า อาจจะ, น่าจะ, จะแจ้งให้ทราบในอนาคต ฯลฯ ส่วนหากมีการใช้ศัพท์เทคนิค อักษรย่อ หรือแม้แต่ภาษาต่างประเทศ ก็ควรมีการอธิบายเพิ่มเติม หรือขยายความด้วยวิธีใดก็ตามที่ทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น

ครบถ้วน

ความซื่อตรงและซื่อสัตย์ต่อกันเป็นสิ่งที่ควรยึดถือ องค์กรเองก็ควรจะสื่อสารตรงไปตรงมากับพนักงานทุกคนเช่นกัน การเขียน JD ในแต่ละตำแหน่งไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ ตกหล่น หรือแม้แต่จงใจตกหล่นแล้วมาเติมในภายหลัง อาจสร้างความเสียหายต่องานนั้นได้ รวมถึงสร้างความไม่พอใจให้กับพนักงานในตำแหน่งนั้น