การวางแผนงานสำหรับหัวหน้างาน (Planning for Supervisor)
การวางแผนงานสำหรับหัวหน้างาน เป็นกระบวนการที่สำคัญในการจัดการทีมงานและให้ผลลัพธ์ที่ดีตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ดังนั้น HRODTHAI จะแนะนำขั้นตอนการวางแผนงาน สำหรับ หัวหน้างาน ให้เป็นไปตามลำดับดังต่อไปนี้:
กำหนดเป้าหมายและวิสัยทัศน์: กำหนดเป้าหมายที่ต้องการให้ทีมงานบรรลุในระยะยาวและระยะสั้น โดยระบุวิสัยทัศน์ของทีมงานและบทบาทของทีมในองค์กร.
วิเคราะห์และบริหารความเสี่ยง: ทำการวิเคราะห์และระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในการดำเนินงาน และวางแผนการบริหารความเสี่ยงเพื่อลดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นต่อทีมงานและผลลัพธ์.
วางแผนกลยุทธ์: พิจารณาและกำหนดกลยุทธ์ที่เหมาะสมเพื่อบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ รวมถึงการกำหนดแนวทางและการจัดทำแผนงานย่อยเพื่อสนับสนุนกลยุทธ์ในแต่ละด้านของงาน.
การจัดทำแผนงาน: แบ่งงานออกเป็นกิจกรรมที่ชัดเจน โดยกำหนดลำดับการดำเนินงาน ระยะเวลาที่ใช้ในแต่ละกิจกรรม และผู้รับผิดชอบในแต่ละงาน.
การจัดทำแผนทรัพยากร: กำหนดและจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ เช่น บุคลากร งบประมาณ เครื่องมือและเทคโนโลยี เพื่อให้งานสามารถดำเนินไปตามแผนที่กำหนดไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ.
การติดตามและประเมินผล: กำหนดวิธีการติดตามและวัดผลการดำเนินงาน เพื่อให้สามารถตรวจสอบว่าทีมงานกำลังดำเนินงานตามแผนที่วางไว้หรือไม่ และปรับปรุงหรือปรับแก้แผนในกรณีที่ต้องการ.
การสื่อสารและประสานงาน: สร้างช่องทางการสื่อสารที่เป็นระบบและคงที่กับสมาชิกในทีมงาน รวมถึงการสื่อสารกับผู้บริหารและส่วนอื่นๆ ขององค์กรเพื่อให้ทราบถึงความคืบหน้าและปัญหาที่เกิดขึ้น.
การกำหนดตารางการประชุมและการชุมนุม: วางแผนการประชุมและการชุมนุมที่สม่ำเสมอ เพื่ออัพเดตความคืบหน้า แลกเปลี่ยนข้อมูล และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น.
การสนับสนุนและพัฒนาทีมงาน: ให้การสนับสนุนและส่งเสริมให้ทีมงานพัฒนาทักษะและความรู้ เช่น การจัดอบรม การให้คำปรึกษา หรือการสร้างโอกาสในการเรียนรู้เพิ่มเติม.
การปรับปรุงและการพัฒนา: ตรวจสอบและปรับปรุงกระบวนการวางแผนเพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์และการเปลี่ยนแปลงในองค์กร รวมถึงการเรียนรู้จากประสบการณ์และการประเมินผลเพื่อพัฒนาความสามารถในการวางแผนของหัวหน้างาน.
ขั้นตอนดังกล่าวเป็นแนวทางในการวางแผนงานสำหรับหัวหน้างานที่มีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม ควรปรับแต่งและปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสมกับสถานการณ์ และความต้องการของทีมงานของคุณ
ความสำคัญของแผน
การวางแผนเป็นรากฐานที่สำคัญของการสร้าง ความสำเร็จในการบริหารและการจัดการ
ผลการสำรวจความคิดเห็นของผู้บริหารในหน่วยงานต่างๆ จำนวนมากยืนยันว่ากิจการประเภทต่าง ๆ เช่น บรรษัทข้ามชาติ กิจการของภาคเอกชน และหน่วยงานของภาครัฐ ประสบความสำเร็จเนื่องจากมีการวางแผนที่ดี
การวางแผนเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่อง ไม่มีกิจการใด ๆ ที่ วางแผนเพียงครั้งเดียว แล้วจะประสบความสำเร็จ ตลอดไป
การวางแผนยุทธศาสตร์ และกลยุทธ์เป็นการดำเนินการร่วมกันของนักบริหารและนักวางแผน
นักวางแผนมีบทบาทในการเสนอจุดมุ่งหมาย และวิธีการ นักบริหารเป็นผู้มีบทบาทในการตัดสินใจ
ความสำคัญของยุทธศาสตร์ / กลยุทธ์
การวางแผนกลยุทธ์เป็นการกำหนดผลลัพธ์ (Outcomes) และผลงาน (Outputs) ที่สอดรับกับสภาพแวดล้อมภายนอกขององค์การ
การกำหนดผลลัพธ์และผลงานที่ชัดเจนนำไปสู่การกำหนดกระบวนการ (Processes) ในการดำเนินงานและลู่ทางในการจัดสรรทรัพยากรด้านต่างๆ (Inputs) ที่สอดคล้องต้องกัน
ประโยชน์ของการวางแผนกลยุทธ์
ช่วยกำหนดกลยุทธ์ที่ดีกว่าโดยใช้วิธีการที่เป็นตรรกะและเป็นระบบ
ปรับปรุงการสื่อสารระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง
เพิ่มขีดความสามารถให้กับคนทำงานในองค์กร
วางแผนกลยุทธ์ดี
ความหมายของการวางแผนกลยุทธ์
การวางแผน : การวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบัน คาดการณ์ไป ล่วงหน้า และกำหนดแนวทางที่คาดว่าน่าจะดีที่สุด เพื่อให้เกิดการปฏิบัติอย่างได้ผล
กลยุทธ์ : ไม่ใช่วิธีการธรรมดา มีการใช้ความคิดเป็นพิเศษ เพื่อกลั่นเอาแนวทางที่ดีที่สุด และสามารถแปรเปลี่ยนสถานการณ์ ทุกประเภท ให้กลับกลายเป็นประโยชน์แก่หน่วยงาน ไม่ว่าขณะนั้นองค์กรจะอยู่ในสถานการณ์ใด ไม่ว่าจะเป็นช่วงได้เปรียบ หรือเสียเปรียบก็ตาม
ทำไมต้องมีการบริหารเชิงกลยุทธ์
การมีกลยุทธ์ ทำให้มีจุดมุ่งหมายในการไปสู่เป้าหมายที่ชัดเจน
การมีกลยุทธ์ เป็นการเลือกวิธีการที่ดีที่สุด ในสถานการณ์ที่เหมาะสม
การมีกลยุทธ์ ทำให้เกิดความชัดเจนในภารกิจ และบทบาทความเกี่ยวข้องของบุคคลฝ่ายต่างๆ
การมีกลยุทธ์ ทำให้มีแนวทางที่ชัดเจนในการวัด และประเมินผลสำเร็จ
ขั้นตอนการวางแผนกลยุทธ์
การวิเคราะห์งาน (Work analysis)
การวิเคราะห์งาน (Work analysis) คือกระบวนการที่ใช้เพื่อทำความเข้าใจและการสำรวจรายละเอียดของงานที่ต้องการให้ผู้ทำงานทำ โดยเน้นการศึกษาและการสำรวจข้อมูลเกี่ยวกับงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อทราบถึงคุณสมบัติของงาน ภารกิจที่ต้องดำเนินการ และความรับผิดชอบของผู้ทำงานที่เกี่ยวข้อง.
การวิเคราะห์งานมักใช้เครื่องมือและเทคนิคต่างๆ เพื่อรวบรวมข้อมูล เช่น:
1. การสัมภาษณ์ผู้ทำงาน: สัมภาษณ์ผู้ทำงานที่เกี่ยวข้องเพื่อเข้าใจขั้นตอนการทำงาน ทราบรายละเอียดและความสำคัญของงาน และรับข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาหรือความยุ่งยากในการดำเนินงาน.
2. การสำรวจงาน: การสำรวจที่เป็นระบบของกระบวนการทำงาน เพื่อทราบถึงขั้นตอน รายละเอียด และความละเอียดของงาน ซึ่งสามารถทำได้โดยการสังเกตการทำงานของผู้ทำงาน การบันทึกเวลาและเหตุการณ์ต่างๆ หรือการใช้เครื่องมือเพื่อวัดข้อมูลปริมาณ คุณภาพ หรือสภาพแวดล้อมที่ส่งผลต่องาน.
3. การวิเคราะห์เอกสาร: การศึกษาและการวิเคราะห์เอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น คำแนะนำงาน รายงานการทำงาน ระเบียบวินัย และเอกสารอื่นๆ ที่มีผลต่องานและผู้ทำงาน.
ผลการวิเคราะห์งานจะช่วยให้หัวหน้างานสามารถเข้าใจ และรู้ความต้องการของงาน รู้เป้าหมายของงาน และทราบคุณสมบัติที่ต้องการในการประสบความสำเร็จในการดำเนินงาน โดยที่งานจะสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และยังเป็นไปตามความต้องการขององค์กร
POLC กระบวนการในการจัดการและบริหารองค์กร
POLC คือ แนวคิดและกระบวนการในการจัดการและบริหารองค์กรที่กำเนิดมาจากทฤษฎีการจัดการสมัยใหม่ที่มีชื่อเรียกว่า "Plan, Organize, Lead, Control" หรือ "การวางแผน (Planning), การจัดระบบ (Organizing), การนำ (Leading), และการควบคุม (Controlling)" ซึ่งเป็นกระบวนการหลักที่ใช้ในการจัดการทั้งหมดในองค์กร.
- การวางแผน (Planning): การกำหนดวัตถุประสงค์ การวางแผนกิจกรรม การกำหนดเป้าหมาย และการเลือกวิธีการดำเนินงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ในองค์กร
- การจัดระบบ (Organizing): การกำหนดโครงสร้างองค์กร การกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ การจัดทำโครงสร้างพื้นฐาน และการจัดทำกระบวนการทำงานเพื่อให้ระบบในองค์กรทำงานได้อย่างเป็นระบบ
- การนำ (Leading): การสร้างและส่งเสริมความเชื่อมั่น และการสร้างบรรยากาศที่สนับสนุนในทีมงาน การกำหนดแนวทางและกติกาในการดำเนินงาน และการพัฒนาทักษะการบริหารจัดการของบุคลากร
- การควบคุม (Controlling): การตรวจสอบและประเมินผลการดำเนินงานเพื่อตรวจสอบว่ามีการดำเนินงานตามที่วางแผนไว้หรือไม่ การจัดทำตัวชี้วัดและระบบการตรวจสอบผลการดำเนินงาน และการปรับปรุงกระบวนการในกรณีที่ผลการดำเนินงานไม่ได้ตรงตามเป้าหมาย
7 องค์ประกอบของแผนกลยุทธ์
ภารกิจ (Mission)
ค่านิยมหลัก (Core Values)
วิสัยทัศน์ (vision)
SWOT analysis
เป้าหมายระยะยาว (Long-term Goals)
วัตถุประสงค์รายปี(Yearly Objectives)
แผนปฏิบัติการ (Action Plan)
