การจัดซื้อ อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

อัปเดตเมื่อ 25 พ.ค. 2566

การจัดซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ อาจมีขั้นตอนหลายอย่างที่สำคัญต่อความสำเร็จของกระบวนการ เพื่อให้การจัดซื้อมีประสิทธิภาพสูงสุด ก่อนจะไปเข้าสู่ถึงวิธี การจัดซื้ออย่างไรให้มีประสิทธิภาพ ทีมงาน HRODTHAI จะขออธิบายถึงความหมายของฝ่ายจัดซื้อ ดังต่อไปนี้

ฝ่ายจัดซื้อ คือ

ฝ่ายจัดซื้อ คือ ส่วนหนึ่งขององค์กรหรือธุรกิจที่มีหน้าที่ในการบริหารจัดการกระบวนการการจัดซื้อ และจัดหาวัสดุ อุปกรณ์ สินค้า หรือบริการต่าง ๆ ให้เป็นไปตามความต้องการและความต้องการขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ ฝ่ายจัดซื้อมีหน้าที่หลักในการดำเนินการเกี่ยวกับการเลือกซื้อผู้ขายที่เหมาะสม การเจรจาต่อรองราคา การสั่งซื้อสินค้า การตรวจสอบคุณภาพ และการจัดการสต็อก หน้าที่เหล่านี้เพื่อให้การจัดซื้อเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และมีการบริหารจัดการทรัพยากรให้เป็นไปตามเป้าหมายขององค์กร

บทบาท และ หน้าที่ ของฝ่ายจัดซื้อ

บทบาทและหน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อมีหลายองค์ประกอบ ซึ่งสามารถสรุปได้ดังนี้:

วางแผนการจัดซื้อ: ฝ่ายจัดซื้อต้องวางแผนเพื่อกำหนดกิจกรรมการจัดซื้อให้เป็นไปตามเป้าหมายขององค์กร รวมถึงการกำหนดวัตถุประสงค์ และการวิเคราะห์ความต้องการของวัสดุ อุปกรณ์ สินค้า หรือบริการ
ค้นหาและเลือกซื้อผู้ขาย: ฝ่ายจัดซื้อต้องค้นหาและเลือกซื้อผู้ขายที่มีสินค้าหรือบริการที่ต้องการอย่างเหมาะสม โดยพิจารณาด้านคุณภาพ ราคา สภาพคล่อง และความน่าเชื่อถือของผู้ขาย
การเจรจาต่อรองราคา: ฝ่ายจัดซื้อต้องเจรจาต่อรองราคากับผู้ขายเพื่อให้ได้ราคาที่เหมาะสมและดีที่สุด การเจรจาต่อรองราคาเป็นเครื่องมือในการลดต้นทุนและเพิ่มกำไรสำหรับองค์กร
สั่งซื้อสินค้าและบริการ: ฝ่ายจัดซื้อจะดำเนินการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการตามที่ตกลงกัน รวมถึงการตรวจสอบความถูกต้องและความสมบูรณ์ของสินค้าหรือบริการที่ได้รับ
การจัดการความสัมพันธ์กับผู้ขาย: ฝ่ายจัดซื้อต้องดูแลและบริหารจัดการความสัมพันธ์กับผู้ขายในระยะยาว ซึ่งรวมถึงการติดตามผลการส่งมอบสินค้า การตรวจสอบคุณภาพ และการแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้น การสร้างความร่วมมือที่ดีกับผู้ขายจะช่วยให้องค์กรได้รับสินค้าและบริการที่มีคุณภาพและประสิทธิภาพสูง
การจัดการสต็อก: ฝ่ายจัดซื้อมีหน้าที่ในการจัดการสต็อกสินค้า โดยรวมการตรวจสอบจำนวนสินค้าในสต็อก การตรวจสอบคุณภาพและการจัดเก็บสินค้าอย่างเหมาะสม เพื่อให้สามารถปรับปรุงกระบวนการจัดเก็บสินค้าให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
การประเมินผลการจัดซื้อ: ฝ่ายจัดซื้อต้องทำการประเมินผลการจัดซื้อเพื่อวัดประสิทธิภาพและประสิทธิผลของกิจกรรมการจัดซื้อ ซึ่งอาจรวมถึงการวัดคุณภาพสินค้าหรือบริการที่ได้รับ การประหยัดต้นทุน และการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ

ฝ่ายจัดซื้อมีบทบาทสำคัญในการสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรให้เป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยการทำงานร่วมกับฝ่ายอื่น ๆ ในองค์กรเพื่อให้สามารถพัฒนาและบริหารจัดการกับซื้อขายให้อยู่ในระดับที่ดีที่สุด

กระบวนการจัดซื้อ (Purchasing Process)

กระบวนการจัดซื้อ (Purchasing Process) เป็นกระบวนการที่ฝ่ายจัดซื้อต้องดำเนินการในการจัดหาวัสดุ อุปกรณ์ สินค้า หรือบริการต่าง ๆ ให้เป็นไปตามความต้องการขององค์กร กระบวนการจัดซื้อมีขั้นตอนหลักๆ ได้แก่:

กระบวนการจัดซื้อ (Purchasing Process)

การตรวจสอบความต้องการพัสดุ (Product) หรืองานบริการ (Service) ของผู้ใช้งาน (User)
การประเมินศักยภาพของผู้ขาย (Supplier)
การประกวดราคา (Bidding) ต่อรองราคา (Negotiation) และคัดเลือกผู้ขาย (Supplier Selection)
การอนุมัติการจัดซื้อ (Purchase Approval)
การปล่อยและรับความต้องการจัดซื้อ (Release and Receive PurchaseRequirements)
การประเมินผู้ขาย (Measure Supplier Performance)

เกณฑ์การตัดสินใจซื้อ (Criteria in Purchasing Decisions)

1. ความสามารถของผู้ขายเพื่อให้บริการทุกรายการ

2. คุณภาพ

3. ค่าใช้จ่าย

4. วันที่ส่งมอบที่คาดว่าจะได้รับ

5. การเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายเมื่อเทียบกับ Outsourced ในการจัดหา

6. ประสิทธิภาพที่ผ่านมา

หัวใจของงานจัดซื้อ 7R’s

หัวใจของ งานจัดซื้อในกระบวนการจัดซื้อ สามารถสรุปได้ด้วยหลัก 7R's ซึ่งเป็นหลักที่ใช้ในการนำเสนอแนวคิดและเป้าหมายของงานจัดซื้อ 7R's คือ:

Right Quality (คุณภาพที่ถูกต้อง): หมายถึงการเลือกซื้อสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพตรงตามความต้องการและมาตรฐานที่กำหนด โดยให้ความสำคัญกับคุณภาพที่มีความเหมาะสมกับการใช้งาน
Right Quantity (ปริมาณที่ถูกต้อง): หมายถึงการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการในปริมาณที่เพียงพอและเหมาะสมกับความต้องการขององค์กร โดยหลีกเลี่ยงการสั่งซื้อสินค้าเกินหรือขาดตามความจำเป็น
Right Time (เวลาที่ถูกต้อง): หมายถึง การส่งมอบสินค้าหรือบริการในเวลาที่กำหนดและตรงตามกำหนดการ โดยการจัดเตรียมและประสานเวลาให้เหมาะสมเพื่อให้สินค้าถูกส่งถึงในเวลาที่จำเป็น
Right Place (สถานที่ที่ถูกต้อง): หมายถึง การส่งมอบสินค้าหรือบริการในสถานที่ที่ต้องการหรือที่กำหนด โดยให้คำนึงถึงการจัดส่งสินค้าให้ถูกต้องและถูกส่งถึงสถานที่ปลายทางที่เหมาะสม
Right Price (ราคาที่ถูกต้อง): หมายถึง การเลือกซื้อสินค้าหรือบริการที่มีราคาเหมาะสมและคุ้มค่าตามคุณภาพของสินค้าหรือบริการนั้น ซึ่งต้องพิจารณาการเปรียบเทียบราคาระหว่างผู้ขายและให้ความสำคัญกับความคุ้มค่าในการใช้งาน
Right Source (แหล่งที่มาที่ถูกต้อง): หมายถึง การเลือกซื้อจากแหล่งที่มาที่น่าเชื่อถือและมีความเสถียรภาพ เช่น ผู้ขายที่มีความชำนาญ มีประสบการณ์และผลงานที่ดี
Right Service (การบริการที่น่าเชื่อถือ) มีการให้บริการที่สามารถตอบสนองความต้องการได้ตามที่คาดหวังไว้ มีการบริการหลังการขาย ไม่ว่าจะเป็นซ่อมและเปลี่ยนอะไหล่ฟรี มีอุปกรณ์ทดแทนขณะซ่อม เป็นต้น

โดยหลัก 7R's นี้จะช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถดำเนินกระบวนการจัดซื้ออย่างมีประสิทธิภาพและมุ่งเน้นไปที่การให้บริการที่ดีที่สุดให้กับองค์กร และเพื่อให้ได้สินค้าหรือบริการที่ตรงตามความต้องการและคุณภาพที่ต้องการ

การสร้างระบบการจัดซื้อแบบโปร่งใส

แบ่งเป็น 2 ตัวชี้วัด ดังนี้

1.1 การดำเนินงานขององค์กร ประเมินจากการดำเนินงานตามหลักเกณฑ์ โครงสร้าง

อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบตามที่กฎหมายกำหนด โดยแบ่งเป็นประเด็นการ

ประเมิน ได้แก่

การให้และเปิดเผยข้อมูล
การจัดซื้อจัดจ้าง
มาตรฐานการปฏิบัติงาน
ความเป็นธรรม/ไม่เลือกปฏิบัติ
การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการปฏิบัติงานตามภารกิจหลักของหน่วยงาน
ผลสัมฤทธิ์การปฏิบัติงาน และ
การเข้าถึงข้อมูลตามภารกิจหลักของหน่วยงาน

1.2 ระบบการร้องเรียนขององค์กร ประเมินจากการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับระบบการ

ร้องเรียน ของหน่วยงาน โดยแบ่งเป็นประเด็นการประเมิน ได้แก่

การตอบสนองข้อ
ร้องเรียน ช่องทางการร้องเรียน
และการแจ้งผลร้องเรียน

ปัจจัยที่มีผลต่อความสำเร็จของการเจรจาต่อรอง

ปัจจัยที่มีผลต่อความสำเร็จของการเจรจาต่อรอง มีดังนี้

Human Dealing Skill : ทักษะในการปฏิสัมพันธ์
Information : ต้องมีข้อมูล
Time : เวลา
Power : อำนาจ
Language : ภาษา

หากคุณอยากพัฒนาทักษะในการบริหารจัดการระบบงานจัดซื้ออย่างมืออาชีพ เราขอแนะนำให้อบรมที่ HRODTHAI

" อบรมที่ HRODTHAI ดีที่สุด อบรม 1 วัน

แบบออนไลน์ ราคาเพียง 3,500 บาท "

จองอบรมหลักสูตร จัดซื้อ

แหล่งในการจัดหา จัดซื้อ และจัดจ้าง

สำหรับกระบวนการหาแหล่งในที่จะได้มาของสินค้าและบริการ ผู้ซื้อจะทำการสรรหาผู้จำหน่ายสินค้าและบริการที่ตรงกับขอบเขตและวัตถุประสงค์ในการจัดซื้อจัดจ้าง ดังนั้นการได้มา ของผู้ขาย ( Supplier ที่ดีจะส่งผลดีต่อการบริหารต้นทุน และบริษัทจะได้รับสินค้าและบริการที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งผู้ซื้อสามารถใช้กระบวนการต่าง ๆ ดังต่อไปนี้