การวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาด้วย (Why Why Analysis/5 Why)

การวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาด้วย (Why Why Analysis/5 Why) Why Why Analysis หรือ 5 Why เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาในการดำเนินงาน โดยการใช้กระบวนการถามตัวเองว่า "ทำไม" (Why) เพื่อหาสาเหตุของปัญหาที่เกิดขึ้น โดยที่แต่ละคำถามจะช่วยค้นหาปัญหาที่เป็นหลักหรือสาเหตุของปัญหาดังกล่าวได้มากขึ้นเรื่อยๆ จนเราพบปัญหาที่แท้จริง

แนวคิดการวิเคราะห์รากเหง้าของปัญหา

"Root cause" หมายถึงสาเหตุหลักที่เป็นต้นเหตุของปัญหาหรือสถานการณ์ที่เกิดขึ้น ซึ่งถ้าหากแก้ไขสาเหตุหลักได้ จะช่วยให้ปัญหาหรือสถานการณ์นั้นไม่เกิดซ้ำอีกต่อไป ในการหา root cause นั้น เราจะต้องวิเคราะห์และสำรวจสาเหตุที่เกี่ยวข้องกับปัญหาหรือสถานการณ์นั้น ๆ โดยต้องละเว้นสิ่งที่เป็นผลของปัญหานั้น และโฟกัสเฉพาะสาเหตุที่เป็นต้นเหตุจริง ๆ ของปัญหานั้น ๆ

why why analysis คืออะไร

"Why-why analysis" เป็นเครื่องมือวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาที่เกิดขึ้นโดยการตั้งคำถาม "why" ต่อไปเรื่อย ๆ เพื่อหาสาเหตุหลักของปัญหา โดยใช้หลักการวิเคราะห์แบบทางตรรกะ (logic) ในการตอบคำถาม โดยแต่ละคำถาม "why" จะชี้ให้เห็นถึงสาเหตุที่เป็นผลสำคัญของสาเหตุก่อนหน้านั้น และจะดำเนินการสอบถามไปเรื่อยๆ จนกระทั่งได้สาเหตุหลักของปัญหา

เครื่องมือนี้ช่วยให้ผู้วิเคราะห์สามารถตรวจสอบถึงสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาได้อย่างถูกต้องและรอบคอบ ทำให้เราสามารถแก้ไขปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพและหลีกเลี่ยงการเกิดปัญหาในอนาคตได้ดีขึ้น

วัตถุประสงค์ why why analysis คืออะไร

วัตถุประสงค์ของ Why-Why Analysis คือ เพื่อช่วยให้ผู้วิเคราะห์สามารถหาสาเหตุหลักของปัญหาได้อย่างแม่นยำ โดยจะเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์ปัญหาหรือสถานการณ์ที่ต้องการแก้ไข แล้วสอบถามตามลำดับสาเหตุ "why" เพื่อค้นหาสาเหตุหลักๆ ที่เป็นต้นเหตุของปัญหา

ขั้นตอนการทำ Why Why Analysis หรือ 5 Why ประกอบด้วย

1. ระบุปัญหาที่ต้องการแก้ไข

2. สอบถามตนเอง "ทำไม" (Why) เกี่ยวกับปัญหานี้ และเขียนคำตอบลงในช่องว่าง

3. ใช้คำตอบจากข้อ 2 เป็นสาเหตุหลักของปัญหาในข้อถัดไป และสอบถามตนเองอีกครั้ง "ทำไม" (Why) เกี่ยวกับสาเหตุดังกล่าว และเขียนคำตอบลงในช่องว่าง

4. ทำซ้ำขั้นตอนข้อ 3 จนกว่าจะพบว่าสาเหตุของปัญหาเป็นปัญหาหลักแล้ว

5. ตรวจสอบสาเหตุหลักที่เจอว่าเป็นปัญหา และแก้ไขปัญหาดังกล่าว

ด้วยกระบวนการนี้ เราจะสามารถหาสาเหตุของปัญหาและแก้ไขได้อย่างแม่นยำ นอกจากนี้ Why Why Analysis หรือ 5 Why ยังช่วยให้เราเข้าใจถึงความสำคัญของการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา และป้องกันไม่ให้การเกิดปัญหานั้นเกิดจากสาเหตุหลายประการ และการแก้ไขปัญหาโดยเฉพาะการแก้ไขผลกระทบที่เกิดจากสาเหตุหลัก สามารถช่วยลดปัญหาเกิดขึ้นอีกเช่นกัน และเมื่อเราเข้าใจสาเหตุหลักของปัญหา จะช่วยให้เราทำการแก้ไขปัญหาได้อย่างเหมาะสมและตรงประเด็น

การใช้เครื่องมือ 5 Why นั้นเหมาะสำหรับการใช้ในการแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนไม่ใช่ปัญหาที่เกิดจากสาเหตุชั่วคราวเช่นคำตอบที่ได้จากการใช้เครื่องมือ 5 Why อาจจะไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างแม่นยำ หรืออาจจะไม่เหมาะสมในบางสถานการณ์ ดังนั้นการใช้งานควรพิจารณาให้เหมาะสมกับแต่ละสถานการณ์และประเภทของปัญหา

การใช้เครื่องมือ 5 Why นั้นมีขั้นตอนวิธีการดังนี้

1. ระบุปัญหาหลักที่ต้องการแก้ไข: เริ่มต้นด้วยการระบุปัญหาหลักที่ต้องการแก้ไขอย่างชัดเจน

2. สอบถามที่ 1 (Why?): สอบถามว่าทำไมเกิดปัญหานี้ขึ้น ซึ่งจะเป็นการค้นหาสาเหตุหลักที่เกี่ยวข้องกับปัญหา

3. สอบถามที่ 2 (Why?): ต่อมาสอบถามว่าทำไมสาเหตุที่ตอบมาจากขั้นตอนที่ 2 นั้นเกิดขึ้น ซึ่งจะเป็นการค้นหาสาเหตุย่อยที่เกี่ยวข้องกับสาเหตุหลัก

4. ทำขั้นตอนที่ 3 จนกระทั่งได้สาเหตุหลักและสาเหตุย่อยทั้งหมด: ทำขั้นตอนการสอบถามสาเหตุย่อยต่อไปเรื่อย ๆ จนกระทั่งได้สาเหตุหลักและสาเหตุย่อยทั้งหมด

5. หาวิธีแก้ไขสาเหตุหลัก: หลังจากได้สาเหตุหลักและสาเหตุย่อยทั้งหมดแล้ว จะต้องหาวิธีแก้ไขสาเหตุหลักเพื่อแก้ไขปัญหาให้หมดไป

6. ดำเนินการแก้ไข: หลังจากได้วางแผนวิธีแก้ไขสาเหตุหลักแล้ว ก็ทำการดำเนินการแก้ไขเพื่อแก้ไขปัญหา

7. ตรวจสอบผล: หลังจากดำเนินการแก้ไขแล้ว จะต้องทำการตรวจสอบผลเพื่อให้แน่ใจว่าปัญหา

8. ประเมินและป้องกันปัญหาเดียวกัน: หลังจากแก้ไขปัญหาแล้ว จะต้องประเมินว่าการแก้ไขนั้นเป็นไปตามที่คาดหมายหรือไม่ และควรมีการวางแผนการป้องกันปัญหาเดียวกันในอนาคต

การใช้เครื่องมือ 5 Why จะช่วยให้เราได้รู้จักกับสาเหตุของปัญหาและแก้ไขได้อย่างเหมาะสม แต่ควรจะใช้ในการวิเคราะห์ปัญหาที่มีความซับซ้อนต่ำ ถ้าปัญหามีความซับซ้อนมากกว่านั้น อาจจะต้องใช้เครื่องมืออื่นที่มีขั้นตอนวิเคราะห์ที่สมบูรณ์แบบกว่า อย่างเช่น Fishbone Diagram หรือ Root Cause Analysis แทน

Why Why Analysis เป็นเทคนิคการวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาที่ใช้คำถาม "Why" เพื่อค้นหาสาเหตุของปัญหาจนไปถึงจุดสุดท้าย แล้วแก้ไขปัญหาโดยตรงจากสาเหตุต่างๆ ที่พบ โดยที่คำถามแต่ละคำถามจะเป็นการสอบถามสาเหตุของข้อก่อนหน้าโดยใช้คำว่า "Why" ซึ่งหมายถึง "ทำไม" หรือ "เหตุใด" เพื่อพิจารณาสาเหตุที่เป็นไปได้และค้นหาสาเหตุของปัญหาจนเจอสาเหตุหลักๆ ที่เป็นสาเหตุจริงๆ ของปัญหานั้นๆ โดยเทคนิคนี้มักนิยมใช้ในการแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนหรือไม่เข้าใจสาเหตุได้ชัดเจน

การแก้ไขปัญหาด้วย Why Why Analysis

การแก้ไขปัญหาด้วย Why Why Analysis หรือ 5 Why Analysis เป็นกระบวนการวิเคราะห์ปัญหาที่ใช้เครื่องมือวิเคราะห์สาเหตุแบบขั้นตอน เพื่อหาสาเหตุหลักของปัญหา โดยจะตั้งคำถาม “ทำไม” หรือ “Why” เพื่อหาสาเหตุที่อยู่หลังสาเหตุที่แล้ว จนกระทั่งหาสาเหตุหลักของปัญหา ซึ่งการแก้ไขสาเหตุหลักนั้น จะช่วยลดโอกาสให้ปัญหาเกิดซ้ำอีกครั้งในอนาคต

เราสามารถเริ่มต้นการวิเคราะห์ด้วยการตั้งคำถาม “ทำไม” เพื่อหาสาเหตุหลักของปัญหา โดยเริ่มจากสาเหตุที่อยู่ใกล้เคียงกับผลลัพธ์ของปัญหา แล้วตั้งคำถามเรื่อย ๆ จนกว่าจะพบสาเหตุหลักของปัญหา ดังตัวอย่างต่อไปนี้

ตัวอย่าง: โรงงานผลิตสินค้าเคมีมีการเก็บเอกสารและของสารเคมีไว้ในพื้นที่เดียวกัน แต่เมื่อต้องการใช้งานอุปกรณ์หรือเครื่องมือในการดูแลรักษาสารเคมี พนักงานต้องมีการเคลื่อนย้ายสารเคมีจากที่เก็บไว้ ทำให้เกิดการสูญหายของสารเคมีบ่อยครั้ง

1. ทำไมเกิดการสูญหายของสารเคมีบ่อยครั้ง?

• เพราะพนักงานต้องเคลื่อนย้ายสารเคมีจากที่เก็บไว้

2. ทำไมต้องมีการเคลื่อนย้ายสารเคมีจากที่เก็บไว้?

• เพราะอุปกรณ์หรือเครื่องมือในการดูแลรักษาสารเคมีอยู่ไม่ใกล้เคียงกับที่เก็บไว้

3. ทำไมอุปกรณ์หรือเครื่องมือในการดูแลรักษาสารเคมีไม่ได้อยู่ใกล้เคียงกับที่เก็บไว้?

• เพราะการวางแผนการจัดเก็บของสารเคมีไม่คำนึงถึงการใช้งานของอุปกรณ์หรือเครื่องมือในการดูแลรักษาสารเคมี

4. ทำไมการวางแผนการจัดเก็บของสารเคมีไม่คำนึงถึงการใช้งานของอุปกรณ์หรือเครื่องมือในการดูแลรักษาสารเคมี?

• เพราะไม่มีการประสานงานในการวางแผนของฝ่ายความปลอดภัยกับฝ่ายดูแลการผลิต

5. ทำไมไม่มีการประสานงานในการวางแผนของฝ่ายความปลอดภัยกับฝ่ายดูแลการผลิต?

• เพราะขาดการสื่อสารและการปฏิบัติตามมาตรฐานขององค์กร

จากการวิเคราะห์ข้างต้น สาเหตุหลักของปัญหาเกิดจากการวางแผนการจัดเก็บของสารเคมีที่ไม่คำนึงถึงการใช้งานของอุปกรณ์หรือเครื่องมือในการดูแลรักษาสารเคมี โดยขาดการประสานงานระหว่างฝ่ายความปลอดภัยกับฝ่ายดูแลการผลิต ซึ่งสามารถแก้ไขได้โดยการปรับปรุงการวางแผนการจัดเก็บของสารเคมีให้เหมาะสมกับการใช้งานของอุปกรณ์หรือเครื่องมือในการดูแลรักษาสารเคมี โดยมีการประสานงานระหว่างฝ่ายความปลอดภัยกับฝ่ายดูแลการผลิต เช่น การจัดอุปกรณ์หรือเครื่องมือในการดูแลรักษาสารเคมีให้อยู่ใกล้เคียงกับที่เก็บไว้ เพื่อลดความเสี่ยงที่จะเกิดการเคลื่อนย้ายสารเคมีที่ไม่จำเป็น และควรมีการสื่อสารและปฏิบัติตามมาตรฐานขององค์กร เพื่อให้ทุกฝ่ายเข้าใจและรู้วิธีการปฏิบัติที่ถูกต้องและมีประสิทธิภาพต่อการจัดการสารเคมีในองค์กรของตน

ข้อดีการทำ Why Why Analysis

การทำ Why Why Analysis มีข้อดีหลายอย่างดังนี้

1. ช่วยค้นหาสาเหตุของปัญหาจริง ๆ : เทคนิคนี้ช่วยให้เราสามารถค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาได้ โดยการใช้คำถาม "Why" ที่ต่อเนื่องกันจนไปถึงสาเหตุหลักๆ ที่เป็นต้นเหตุของปัญหานั้นๆ

2. เปิดโอกาสให้เราพบวิธีแก้ไขปัญหา : เมื่อเราเจาะลึกสู่สาเหตุหลักของปัญหา จะช่วยให้เราเห็นภาพรวมของปัญหา และเปิดโอกาสให้เราสามารถพบวิธีแก้ไขปัญหาได้ตามที่เห็นสมควร

3. ช่วยลดเวลาแก้ไขปัญหา : เมื่อเราทำการวิเคราะห์และค้นหาสาเหตุของปัญหาโดยใช้เทคนิคนี้ จะช่วยลดเวลาในการแก้ไขปัญหา เนื่องจากเราสามารถหาวิธีแก้ไขปัญหาโดยตรงจากสาเหตุของปัญหาได้ทันที

4. ช่วยลดความผิดพลาด : เมื่อเราทำการวิเคราะห์และค้นหาสาเหตุของปัญหาโดยใช้เทคนิคนี้ จะช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในการแก้ไขปัญหา เนื่องจากเราสามารถหาสาเหตุหลักๆ ของปัญหาได้อย่างถูกต้องและชัดเจน

5. เพิ่มความเข้าใจในระบบหรือกระบวนการ : การทำ Why Why Analysis ยังช่วยเพิ่มความเข้าใจในระบบหรือกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับปัญหานั้นๆ โดยการค้นหาสาเหตุของปัญหาเราสามารถเข้าใจตำแหน่งและหน้าที่ของแต่ละองค์กรหรือหน่วยงานได้ดียิ่งขึ้น

6. ช่วยเสริมสร้างทักษะในการวิเคราะห์ : การใช้เทคนิคนี้ยังช่วยเสริมสร้างทักษะในการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา โดยให้เราเรียนรู้วิธีการวิเคราะห์และการใช้คำถามในการหาสาเหตุของปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ

7. ช่วยสร้างการเรียนรู้และพัฒนา : เมื่อเราใช้เทคนิคนี้เพื่อค้นหาสาเหตุของปัญหาและหาวิธีแก้ไขปัญหา จะช่วยสร้างการเรียนรู้และพัฒนาในองค์กรหรือทีมงาน เนื่องจากสามารถนำประสบการณ์และความรู้ในการแก้ไขปัญหาไปใช้ในการปรับปรุงและพัฒนางานต่อไปได้

ตัวอย่างการนำ Why Why Analysis มาใช้ในการทำงาน

ตัวอย่างการนำเทคนิค Why Why Analysis มาใช้ในการทำงานสามารถแสดงได้ดังนี้

สมมติว่ามีปัญหาในการผลิตสินค้าที่มีตำแหน่งแตกต่างกันไประหว่างผลิตแต่ละครั้ง การใช้เทคนิค Why Why Analysis เพื่อหาสาเหตุของปัญหาและหาวิธีแก้ไขปัญหาจะมีขั้นตอนดังนี้

1. วิเคราะห์ปัญหา: เริ่มต้นจากการวิเคราะห์ปัญหาโดยการใช้เทคนิคของการถามสาเหตุ โดยถามว่าทำไมสินค้าที่ผลิตแตกต่างกันไประหว่างครั้งนั้นๆ

2. วิเคราะห์ข้อมูล: ทำการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการผลิต ตั้งแต่ขั้นตอนการผลิต วัตถุดิบที่ใช้ การตรวจสอบคุณภาพ และปัจจัยอื่นๆ ที่อาจมีผลต่อการผลิต

3. ถามสาเหตุ: ใช้เทคนิคของการถามสาเหตุหลายๆ ครั้งต่อไปเพื่อหาสาเหตุของปัญหา โดยเริ่มจากการถามทำไมสินค้ามีตำแหน่งแตกต่างกันไป

4. ตรวจสอบสาเหตุ: จากการทำการถามสาเหตุ จะได้รับการตรวจสอบว่าสาเหตุของปัญหาเกิดจากสิ่งใด ในที่นี้อาจเป็นการผิดพลาดในการวัดหรือตรวจสอบคุณภาพ

5. วางแผนแก้ไข: เมื่อได้รับการตรวจสอบสาเหตุของปัญหาแล้ว จะวางแผนแก้ไขปัญหาโดย

6. ดำเนินการแก้ไข: ต่อจากนั้นจะดำเนินการแก้ไขปัญหาตามแผนที่วางไว้ ในที่นี้อาจเป็นการปรับปรุงกระบวนการผลิต หรือปรับปรุงการตรวจสอบคุณภาพ

7. ติดตามผล: หลังจากดำเนินการแก้ไขปัญหาแล้ว ควรทำการติดตามผลเพื่อประเมินผลของการแก้ไขปัญหาว่าได้ผลตามที่คาดหรือไม่

โดยการนำเทคนิค Why Why Analysis มาใช้ในการแก้ไขปัญหานี้ จะช่วยให้เราสามารถค้นหาสาเหตุของปัญหาได้เร็วขึ้น และช่วยลดเวลาในการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาและการวางแผนแก้ไข ซึ่งสามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายในการแก้ไขปัญหาได้ด้วย