top of page

เทคนิคการจัดทำ Job Description เพื่อสร้างผลงานให้ตอบโจทย์องค์กร (Smart JD)


เทคนิคการจัดทำ Job Description เพื่อสร้างผลงานให้ตอบโจทย์องค์กร (Smart JD) การเขียนบทพรรณนางาน Job Description เปรียบเหมือนเข็มทิศชี้ทางในการปฏิบัติงานของบุคลากรปัจจุบันและบุคลากรที่จะเข้ามาทำงานใหม่ในแต่ละตำแหน่งงาน เพื่อช่วยให้ทราบถึงภารกิจ หน้าที่ ของแต่ละคน ทำให้ทราบว่างานนั้นมีความสัมพันธ์กับหน่วยงานหรือตำแหน่งอื่นอย่างไร และมีความสำคัญต่อองค์กร อย่างไร ? ตลอดจนทั้งยังเป็นเครื่องมือช่วยในการประเมิน และกำหนดแนวทางในการพัฒนาและปรับปรุงงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย




Job Description (JD) คำบรรยายลักษณะงาน

การเขียน Job Description (JD) หรือ คำบรรยายลักษณะงาน นี้เปรียบเสมือนหางเสือเรือที่จะนำพาเรือไปถูกทิศไม่หลงทาง หากองค์กรใดใส่ใจ การเขียน Job Description เป็นอย่างดี ปัญหาต่างๆ ในระบบการทำงานก็มักจะไม่เกิดขึ้น เพราะ การเขียน Job Description ที่ดีนั้นจะสามารถบ่งบอกบทบาทและหน้าที่ของแต่ละคนในองค์กรได้อย่างชัดเจน ไม่ทำงานทับซ้อน ล้ำเส้น แสดงโครงสร้างการทำงานทั้งบริษัทได้อย่างกระจ่าง เห็นความลื่นไหลของระบบงาน และที่สำคัญทำให้ทุกส่วนสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เปรียบได้กับเครื่องจักรที่ฟันเฟืองแต่ละตัวต่างก็มีหน้าที่ของตัวเอง แน่นอนว่าถ้าฟันเฟืองใดเกิดปัญหาขึ้น เครื่องจักรย่อมสะดุดได้เช่นกัน


ความหมายของใบกำหนดหน้าที่งาน


เป็นเอกสารที่บ่งบอกถึงความสำคัญและความจำเป็นที่องค์กรต้องกำหนดให้มีตำแหน่งงานนั้นๆ ขึ้นมา โดยแสดงให้เห็นขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities) บทบาท (Roles) รวมถึงการอธิบายคุณสมบัติของผู้ดำรงตำแหน่งงาน (Specifications and Competencies)


ชื่อเรียก Job Description (JD)

  • ใบพรรณนาหน้าที่งาน

  • ใบอธิบายลักษณะงาน

  • ใบกำหนดหน้าที่งาน

  • Job Profile

  • Job & Roles

  • Roles & Responsibilities


ปัญหาของ Job Description แบบเก่า

  • เขียนตามงานที่ทำปัจจุบัน (อาจจะขาดหรือเกิน)

  • ไม่ได้นำมาใช้งานอย่างจริงจัง

  • ผู้ดำรงตำแหน่งเป็นคนเขียนเอง

  • ขาดมาตรฐานในการจัดทำ/เขียน

  • JD ที่เขียนไม่เหมือนกับงานที่ทำ

  • ไม่ทันสมัย /ขาดความยึดหยุ่น

  • ขาดการเชื่อมโยง JD กับระบบการบริหารงานอื่น ๆ ในองค์กร


วัตถุประสงค์ของ Job Description (JD)

  1. กำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบ ขอบเขตของตำแหน่งงาน และคุณสมบัติที่จำเป็นในตำแหน่งงานนั้น

  2. เป็นเกณฑ์ในการบริหารงานบุคคลขององค์กร ตั้งแต่คัดเลือกพนักงานใหม่ พิจารณาโยกย้าย ไปจนถึงการเลื่อนตำแหน่ง เพื่อความก้าวหน้าทางสายอาชีพ

  3. เป็นหลักในการประเมินการทำงานของแต่ละตำแหน่ง

  4. ทำให้เห็นโครงสร้างของบริษัทอย่างชัดเจน การทำงานไม่ซ้ำซ้อนกัน

ประโยชน์ของ Job Description (JD)

  1. ใช้สร้างมาตรฐานในการ สรรหา คัดสรร ว่าจ้าง คนที่มีคุณสมบัติตรงกับความต้องการเข้าทำงานในตำแหน่งที่เหมาะสม

  2. ใช้เป็นเกณฑ์ประเมินศักยภาพการทำงานของพนักงาน

  3. ใช้ประเมินโครงสร้างในการทำงาน เช็คความลื่นไหลของระบบการทำงาน

  4. ช่วยให้บริษัทอุดรูรั่วในทักษะที่ขาดได้ ทั้งยังช่วยให้ฝ่ายบุคคลวางแผนพัฒนาทักษะที่จำเป็นให้ดียิ่งขึ้นสำหรับแต่ละตำแหน่งด้วยเช่นกัน

  5. ช่วยให้ทุกฝ่ายเข้าใจฟังก์ชั่นในการทำงานได้อย่างชัดเจน

  6. สร้างความยุติธรรมในการจ้างงานให้กับทั้งพนักงานและบริษัทเอง

ขั้นตอนการพัฒนาใบกำหนดหน้าที่งาน


  • เขียนจากผู้รู้/ผู้ทำงานจริง

Job Description ที่ดีไม่ใช่เอกสารที่ทำขึ้นเพื่อให้เป็นมาตรฐานบริษัทแต่ใช้งานไม่ได้จริง ไม่ได้ต้องการคำสวยหรูที่อ่านแล้วไม่เข้าใจ JD ที่ดีนั้นควรเขียนขึ้นจากผู้รู้หรือผู้ที่ปฎิบัติงานจริง เพื่อให้คำบรรยายลักษณะงานชัดเจนและครบถ้วนที่สุด และนำไปใช้งานได้จริง เป็นประโยชน์ต่อบริษัท

  • กระชับ ได้ใจความ

ถึงแม้ว่าความหมายของ Job Description ก็คือการบรรยายลักษณะของงาน แต่การเขียนบรรยายนั้นไม่ควรเวิ่นเว้อ พูดในสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้อง ซึ่ง JD ที่ดีควรกระชับ ได้ใจความ ตรงประเด็น เข้าใจง่าย เพื่อไม่ให้คนที่เข้ามาทำงานในตำแหน่งนี้เกิดความสับสนในการทำงาน รวมถึงไม่ทับซ้อนหรือขัดแย้งกับผู้ร่วมงานคนอื่นด้วย

  • เข้าใจง่าย

JD ไม่ควรสื่อสารด้วยคำที่ยาก กำกวม ซับซ้อน ไม่ชัดเจนแน่นอน อย่างเช่นคำว่า อาจจะ, น่าจะ, จะแจ้งให้ทราบในอนาคต ฯลฯ ส่วนหากมีการใช้ศัพท์เทคนิค อักษรย่อ หรือแม้แต่ภาษาต่างประเทศ ก็ควรมีการอธิบายเพิ่มเติม หรือขยายความด้วยวิธีใดก็ตามที่ทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น

  • ครบถ้วน

ความซื่อตรงและซื่อสัตย์ต่อกันเป็นสิ่งที่ควรยึดถือ องค์กรเองก็ควรจะสื่อสารตรงไปตรงมากับพนักงานทุกคนเช่นกัน การเขียน JD ในแต่ละตำแหน่งไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ ตกหล่น หรือแม้แต่จงใจตกหล่นแล้วมาเติมในภายหลัง อาจสร้างความเสียหายต่องานนั้นได้ รวมถึงสร้างความไม่พอใจให้กับพนักงานในตำแหน่งนั้น


หลักการในการเขียนหน้าที่หลัก

หน้าที่หลัก หมายถึ งกระบวนการหลัก (Key processes) หรือกลุ่มงานหลัก (Key responsibility areas) ของตำแหน่งงาน เช่น

ดู 5,351 ครั้ง
Featured Posts
Recent Posts