เทคนิคการวางแผนและจัดทำแผนฝึกอบรมประจำปีเพื่อตอบโจทย์ตามความต้องการขององค์กร
อัปเดตเมื่อ 4 พ.ค. 2566
การวางแผนและจัดทำแผนฝึกอบรมประจำปี เป็นกระบวนการที่สำคัญสำหรับการพัฒนาและเติบโตขององค์กรในทุก ๆ ด้าน ดังนั้นเทคนิคการวางแผนและจัดทำแผนฝึกอบรมประจำปีจึงเป็นสิ่งที่ควรรู้และนำมาใช้ในการจัดการองค์กรให้เหมาะสมและมีประสิทธิภาพมากที่สุด ดังนี้
วิเคราะห์ความต้องการและการสอบถามความต้องการของผู้เกี่ยวข้อง: ควรเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์และสอบถามความต้องการของผู้เกี่ยวข้อง เช่น ผู้บริหาร, หัวหน้าแผนก, พนักงาน โดยใช้วิธีการสำรวจความคิดเห็น, สัมภาษณ์ หรือแบบสอบถาม เพื่อรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการพัฒนาและการอบรมที่ต้องการ
กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์: ควรกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการอบรม เช่น เพื่อเพิ่มพูนความรู้ พัฒนาทักษะ สร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพ เป็นต้น โดยการกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์จะช่วยกำหนดแนวทางการจัดทำแผนอบรมให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร
วางแผนการอบรม: หลังจากได้ข้อมูลและกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์และ ให้วางแผนการอบรมโดยระบุเนื้อหาการอบรม, รูปแบบการอบรม, ระยะเวลาการอบรม, และบุคลากรที่เหมาะสมที่จะเป็นผู้สอน เช่น ผู้เชี่ยวชาญภายในองค์กรหรือภายนอกองค์กร
จัดทำแผนงานฝึกอบรม: หลังจากวางแผนการอบรมเสร็จสิ้น จะต้องจัดทำแผนงานฝึกอบรมโดยแบ่งออกเป็นขั้นตอนและกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้การอบรมมีการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพและเต็มประสิทธิภาพ
กำหนดงบประมาณ: ควรกำหนดงบประมาณสำหรับการอบรมเพื่อให้การจัดทำแผนอบรมเป็นไปอย่างเหมาะสมและคุ้มค่ากับการลงทุนขององค์กร
ตรวจสอบและประเมินผล: หลังจากจัดทำแผนอบรมเสร็จสิ้นแล้ว ควรตรวจสอบและประเมินผลการอบรม เพื่อให้ได้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสำเร็จของการอบรม และสามารถปรับปรุงแผนอบรมในปีต่อไปได้
การวางแผนและจัดทำแผนฝึกอบรมประจำปีเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน และควรมีการวิเคราะห์และวางแผนอย่างรอบคอบ เพื่อให้ได้ผลการอบรมที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพในการพัฒนาองค์กรและผู้ใช้บริการขององค์กร นอกจากนี้ยังมีเทคนิคอื่น ๆ ที่สามารถนำมาช่วยในการวางแผนและจัดทำแผนฝึกอบรมประจำปี เช่น
การวิเคราะห์ความต้องการของผู้เรียน: การวิเคราะห์ความต้องการของผู้เรียนเป็นสิ่งสำคัญในการวางแผนอบรม เพราะจะช่วยให้เลือกเนื้อหาการอบรมที่เหมาะสมและตอบสนองความต้องการของผู้เรียนได้
การใช้เทคโนโลยี: เทคโนโลยีสามารถนำมาช่วยในการจัดทำแผนฝึกอบรมได้ เช่น การใช้ซอฟต์แวร์วางแผนการอบรม หรือการใช้แอปพลิเคชันเพื่อติดตามผลการอบรม
การเก็บข้อมูล: การเก็บข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญในการวางแผนและจัดทำแผนฝึกอบรม เพราะ จะช่วยให้ได้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้เรียน และผลการอบรม เพื่อนำมาปรับปรุงแผนฝึกอบรมในปีต่อไปได้
Agricultural Model
เปรียบเทียบการพัฒนาบุคลากร เช่นเดียวกับ การปลูกต้นไม้
เพาะเมล็ดพันธ์ดี = รับคนดีเข้ามาทำงาน
ดินดี = ระบบต่างๆในองค์กรดี
รดน้ำพรวนดินอย่างสม่ำเสมอ = ค่าตอบแทนดี และสวัสดิการเหมาะสมผู้บังคับบัญชาดูแลดี ประเมินผลงานอย่างเหมาะสมถูกต้อง
ให้ปุยบ้างเป็นครั้งคราว = ให้การฝึกอบรม พัฒนาเป็นครั้งคราว
ต้นไม้งามดีออกดอกออกผล = พนักงานดี ผลิตผลงานคุณภาพ อย่างมีประสิทธิภาพ
ความจำเป็น (needs) Vร. ความต้องการ (wants)
Need ไม่มีไม่ได้ (ถ้าไม่มี อาจจะเกิดผลเสียหายตามมา)
Want อยาก (ถึงแม้ไม่มี ก็ไม่เป็นไร)
ฝ่ายฝึกอบรมส่งรายชื่อหลักสูตรไปให้แผนกต่างๆเลือก บางครั้งจะพบว่าความต้องการไม่ตรงกับงาน หรือปัญหาของแผนกนั้น (จะได้หลักสูตรที่ไม่จัดก็ได้)
การสำรวจความจำเป็น หลักสูตรฝึกอบรมเป็นหลักสูตรที่ต้องจัด ถ้าไม่ฝึกอบรมแล้วพนักงานทำงานไม่ได้คุณภาพ หรือไม่บรรลุเป้าหมายขององค์กร
ที่มาของการพัฒนาพนักงานในองค์กร
Training Needs Analysis
strategy Business กลยุทธ์องค์กร
Ownier Needs & Expectation ความคาดหวัง และความต้องการของเจ้าของธุรกิจ
Customer Needs & Expectation ความคาดหวัง และความต้องการของลูกค้า
Law & Regulation กฎหมายและระเบียบข้อบังคับ
Competency ความรู้ ทักษะ และทัศนคติที่ควรมีในควรปฏินัติงาน
สมรรถนะ/ ขีดความสามารถ (Competency)
"สมรรถนะ/ขีดความสามารถ" (Competency) หมายถึงความรู้ความสามารถและทักษะที่จำเป็นในการปฏิบัติงานหรือดำเนินชีวิตประจำวัน ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภท ได้แก่
Knowledge (ความรู้) - คือ ความรู้ที่สะสมมาจากการศึกษา การเรียนรู้ การสัมผัสประสบการณ์ และการฝึกฝน โดยจะมีความเกี่ยวข้องกับงานหรือสิ่งที่ต้องการทำ
Skills (ทักษะ) - คือ การประยุกต์ใช้ความรู้ในการทำงานหรือกิจกรรมต่างๆ โดยอาจแบ่งออกเป็นทักษะทางกายภาพ ทักษะทางความคิด หรือทักษะทางสังคม
Attitude (เจตคติ) - คือ การมีความตั้งใจที่ดีในการทำงาน ความซื่อสัตย์ ความเป็นมืออาชีพ และเป็นตัวแทนองค์กรที่ดี โดยต้องมีความสอดคล้องกับค่านิยมและวัฒนธรรมขององค์กร
ส่วนของ KSA จะใช้เป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์ความต้องการของงาน โดยการระบุ KSA ที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งงาน จะช่วยให้สามารถเลือกบุคคลที่มีความสามารถและทักษะที่เหมาะสมสำหรับตำแหน่งงานนั้นๆ ได้ นอกจากนี้ KSA ยังช่วยในการกำหนดเป้าหมายฝึกอบรม และใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน เพื่อปรับปรุงและพัฒนาทักษะให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
การระบุ KSA นั้นสามารถทำได้โดยการศึกษา และวิเคราะห์งานตามบริบทขององค์กร โดยการพูดคุยกับผู้ที่ปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้น และการใช้เครื่องมือวิเคราะห์งานต่างๆ เช่น Job Analysis และ Competency Mapping เพื่อหาข้อมูลและวิเคราะห์ขีดความสามารถที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นๆ นอกจากนี้ KSA ยังสามารถปรับปรุงได้ตามความต้องการขององค์กรและการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมทำงานขององค์กรด้วย
Training Needs Analysis
Training Needs Analysis (หรือ TNA) ใช้สำหรับการประเมินเพื่อค้นหาความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาขององค์กร รากเหง้าของ TNA นี้ก็คือการวิเคราะห์หาช่องว่าง (gap analysis) ระหว่างความรู้ ทักษะ ประสบการณ์ทำงานและทัศนคติในการทำงานที่เป็นอยู่ในปัจจุบันของพนักงาน กับที่องค์กรคาดหวังเพื่อให้การทำงานตามตำแหน่งงานนั้นบรรลุวัตถุประสงค์
การทำ TNA หากจะให้ดีก็ควรต้องทำก่อนที่จะมีการออกแบบฝึกอบรม หรือก่อนที่จะกำหนดวิธีการพัฒนาพนักงาน ก่อนจะทำการตั้งงบประมาณรวมทั้งการจัดกิจกรรมฝึกอบรมพัฒนาพนักงาน
กระบวนการฝึกอบรมอย่างเป็นระบบ
ดำเนินตามขั้นตอน ดังนี้
วิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรม (training needs)
กำหนดวัตถุประสงค์ของการฝึกอบรมให้สอดคล้องกับ training needs
กำหนดหลักสูตร วิธีการฝึกอบรม เขียน โครงการฝึกอบรม
ดำเนินการฝึกอบรม
ประเมินผล/ติดตามผลการฝึกอบรม เพื่อตรวจสอบประสิทธิผลการฝึกอบรม
ปรับปรุงโครงการฝึกอบรม (ถ้าจำเป็น) การฝึกอบรมที่เป็นระบบจะตอบคำถาม Who What When Where Why How of training
แผนฝึก อบรม พัฒนาบุคลากร training road map
Training Road Map คือ การสร้างแผนการฝึกอบรมในแต่ละระดับของตำแหน่งงานที่สอดคล้องกับหน้าที่ความรับผิดชอบและขีดความสามารถ (Competency) ที่จำเป็นในการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพ และเป็นการสร้างแนวทางการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเป็นหนึ่งในเครื่องมือของการพัฒนาบุคลากร ที่หลายองค์กรธุรกิจชั้นนำให้ความสนใจ เพราะพัฒนาได้สอดคล้องกับเป้าหมายและการทำงาน
การประเมินผลการฝึกอบรม 4 ลำดับ
Level 1 Reaction การตอบสนอง
Level 2 Learning การเรียนรู้
Level 3 Behavior พฤติกรรม
Level 4 Results ผลที่มีต่อองค์กร
15 เทคนิคและองค์ประกอบสำคัญของการฝึกอบรมพนักงาน จาก Forbes HR Council
ผู้เชี่ยวชาญ 15 ท่านจาก Forbes HR Council ได้ให้คำแนะนำเรื่องเทคนิค และองค์ประกอบสำคัญของการฝึกอบรมพนักงานที่ครอบคลุมสำหรับทุกองค์กรเอาไว้ ดังนี้
1. Cross-Cultural Social Skills
เมื่อเราก้าวไปในโลกดิจิทัลมากขึ้น ทักษะด้านสังคม และอารมณ์กลายเป็นสิ่งสำคัญมากขึ้น ในการประสบความสำเร็จในธุรกิจ ความสามารถในการทำงานร่วมกับผู้อื่นโดยมีประสิทธิภาพ นั่นแปลว่าองค์กรต้องมีทักษะบริหารความแตกต่างและใช้ประโยชน์จากความแตกต่างเหล่านี้ให้ได้มากที่สุด เพราะคงไม่มีประโยชน์เลยหากองค์กรรวมคนที่หลากหลายเอาไว้ แต่ไม่สามารถโน้มน้าวให้พนักงานทำงานร่วมกันเมื่อผู้นำได้ข้อสรุปในทิศทางที่แตกต่างจากความเชื่อของแต่ละคน. - Loren Rosario-Maldonado, Claro Enterprise Solutions, Inc.
2. Coaching
การสอนหรือให้คำแนะนำคือปัจจัยสำคัญขององค์กร แต่เป็นสิ่งที่เรามักจะมองข้ามไปโดยไม่รู้ตัว อาจเพราะคิดว่าเรารู้จักพนักงานและวัฒนธรรมองค์กรดีแล้ว แต่แท้จริงทักษะ Coaching คือ ทักษะการสื่อสารที่สำคัญมากในการโน้มน้าวหรือเยียวยาจิตใจที่จะส่งผลโดยตรงต่อการแก้ไขสถานการณ์อย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือหัวข้อที่ผู้จัดการ, ผู้บริหาร, หัวหน้า HR ต้องเข้าร่วมอย่างเลี่ยงไม่ได้ มิฉะนั้นอาจทำให้เราพลาดโอกาสในการทำงานอย่างน่าเสียดาย - Elizabeth Corey, Velosio
3. Performance Management
สืบเนื่องมาจากเรื่องการลาออกครั้งยิ่งใหญ่ (The Great Resignation) หลายบริษัทจึงเร่งรีบจ้างงานในปี 2564 เพื่อเข้ามาทดแทน ซึ่งการจ้างงานเหล่านี้บางส่วนอาจไม่ได้ผล ดังนั้นวิธีที่ควรทำคือการฝึกอบรมพนักงานทั้งหมดให้เห็นถึงความจำเป็นของการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงาน และเข้าใจว่าวิธีวัดผลหรือการทำงานบางส่วนจะต้องเปลี่ยนไปเช่นกัน
บริษัทสามารถจัดการฝึกอบรมพนักงานเพื่อให้เข้าใจว่าจากนี้จะมีการประเมินผลบ่อยขึ้น อาจเป็นทุก ๆ 30 / 60 / 90 วัน เป็นต้น จากนั้นก็คอยสังเกตว่าปัญหาในการทำงานโดยระบบนี้คืออะไร เพื่อจะได้รีบแก้ไขปัญหาและปิดจุดอ่อนของบริษัทให้ทันเวลา - Camille Fetter, Talentfoot Executive Search
4. Company Culture
แผนฝึกอบรมพนักงานมักจะมุ่งเน้นที่ "วัฒนธรรมองค์กรคืออะไร" และมองข้ามว่า "จะทำอย่างไรให้เราเข้าใจวัฒนธรรมองค์กร" โดยเฉพาะอย่างยิ่งการฝึกอบรมพนักงานที่เข้ามาใหม่ ที่มีการทำงานรูปแบบ hybrid องค์กรต้องให้ความสำคัญและอธิบายเกี่ยวกับเรื่องบรรทัดฐานวัฒนธรรมขององค์กร และวิธีการทำงานในองค์กรนั้น ๆ เพราะหากองค์กรไม่ให้ความสำคัญกับการอธิบายตรงนี้เลย ก็เป็นเรื่องยากมากที่พนักงานใหม่จะมีมุมมองสอดคล้องกับเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ - Katya Daniel, Golden Hippo
5. Accountability
แผนกทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องช่วยให้ผู้จัดการเข้าใจว่าพวกเขาสามารถนำไปสู่ความเป็นเลิศด้วยความรับผิดชอบได้อย่างไร หากพวกเขารับผิดชอบต่อตัวเลขที่สะท้อนถึงประสบการณ์ของพนักงาน พวกเขาจะสร้างประสบการณ์ของพนักงานที่ทำให้พวกเขาโดดเด่นกว่าที่อื่น- Lisa Toppin, Illumina
6. Adaptability
ความสามารถในการปรับตัว ควรเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรก สำหรับพนักงานและการแผนฝึกอบรมทักษะ ปัจจุบัน โลกธุรกิจจำเป็นต้องเลิกเรียนรู้พฤติกรรมและกระบวนการที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ มากกว่าที่เคย การปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ใหม่ๆ จะช่วยให้องค์กรต่างๆ ปรับตัวตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น และทำให้พวกเขาก้าวไปข้างหน้าแทนที่จะถูกทิ้งไว้ข้างหลัง เพราะสมาชิกตามไม่ทันกับการพัฒนาใหม่ ๆ - Graham Glass, CYPHER LEARNING
7. Organizational Alignment
หัวข้อที่หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล ควรพิจารณาเพิ่มในแผนการฝึกอบรม คือ การทำให้องค์กรมีความสอดคล้อง และเป็นไปในแนวทางเดียวกัน (Organization Alignment) และวิธีการทำงานระหว่างกลุ่มต่าง ๆ ภายในบริษัทเดียวกัน แต่จะแตกต่างจากการอธิบายเรื่อง Organize Chart โดยให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับความแตกต่างของหน่วยธุรกิจ และบทบาทของแต่ละบุคคลที่จะสามารถสนับสนุนทางอ้อมต่อกลยุทธ์ของบริษัท การทำงานร่วมกันข้ามสายงาน และท้ายที่สุดคือความพึงพอใจของลูกค้า - Dr. Timothy J. Giardino, BMC Software
8. Workplace Expectations
ทั้งผู้นำและผู้ร่วมงานต้องเรียนรู้ที่จะสื่อสารความคาดหวังของพวกเขาอย่างมีประสิทธิภาพ การที่ความคาดหวังของผู้จัดการและพนักงานไม่สอดคล้องหรือไม่เข้าใจกันอย่างชัดเจน อาจจะเกิดปัญหาที่เกิดขึ้นอาจดูเหมือนปัญหาด้านประสิทธิภาพหรือพฤติกรรม ซึ่งในความเป็นจริงอาจจะไม่ใช่อย่างนั้น การเรียนรู้ที่จะสื่อสารความคาดหวังได้อย่างมีประสิทธิภาพตั้งแต่ต้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการป้องกันความเข้าใจผิด- Laura Doner, Riverchase Dermatology and Cosmetic Surgery
9. Employee Burnout Prevention
ผู้นำฝ่ายทรัพยากรบุคคล ควรใช้แผนการฝึกอบรมที่มุ่งเน้นการช่วยให้พนักงานหลีกเลี่ยงความเหนื่อยหน่าย ในสภาพแวดล้อมการทำงานหลังโควิด-19 ที่พนักงานจำนวนมากยังคงทำงานจากที่บ้าน การสร้างขอบเขตที่ชัดเจนระหว่างที่ทำงานและที่บ้านมีความสำคัญสูงสุดต่อสวัสดิภาพของพนักงานของเรา ผู้นำยังต้องได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำ หากมีพนักงานส่งสัญญาณของความเหนื่อยหน่ายที่อาจเกิดขึ้น - Raven Lee, Kapsch TrafficCom USA, Inc.
10. Emotional Intelligence
หัวข้อที่มักถูกละเลยในแผนการฝึกอบรมพนักงาน คือ ความฉลาดทางอารมณ์ในที่ทำงาน
พนักงานอาจเก่งทางเทคนิคในบทบาทของตน แต่อาจขาดทักษะเรื่องของภาษากาย ขาดความสามารถในการปรับจูนและติดตามอารมณ์ของตนเอง ทักษะเหล่านี้มีความสำคัญต่อความสำเร็จในอนาคต
11. Opportunities For Human Connection
ในการเปิดรับ AI และลดค่าใช้จ่ายผ่านศูนย์บริการ องค์กรบางแห่งได้ยกเลิกแผนการฝึกอบรมให้กับบอทและหลักสูตรออนไลน์ การใช้การเชื่อมต่อของมนุษย์เป็นระยะกับผู้ใช้เพื่อตรวจสอบความเกี่ยวข้องของข้อมูลและข้อเสนอแนะสามารถช่วยปรับปรุงความยั่งยืนของโปรแกรมได้ - Mofoluwaso Ilevbare, Primary Connect
12. Additional Learning Programs
การประเมินความต้องการในการฝึกอบรม (TNA) มักถูกดำเนินการโดยผู้จัดการสายงานซึ่งบางครั้งอาจจะรู้สึกว่าตนเองได้ติดอยู่ในสถานการณ์ที่เสี่ยงต่อผู้ใต้บังคับบัญชาที่มีความสามารถสูง เนื่องจากพวกเขาอาจไม่มีเส้นทางอาชีพที่ชัดเจนสำหรับตนเอง ดังนั้น แทนที่ผู้จัดการจะปรับปรุงความสามารถของพนักงานให้เหมาะสม พนักงานที่อยู่ภายใต้การบังคับบัญชาบางคนมักถูกส่งเข้าร่วมโปรแกรมการฝึกอบรมที่ไม่มีประโยชน์ต่อประสบการณ์ของพวกเขา ดังนั้นผู้นำต้องเติมเต็มทักษะการประเมินความต้องการการฝึกอบรม (TNA) เพื่อกำจัดคำขอการฝึกอบรมที่ไม่เกี่ยวข้องกับสายงานโดยตรง - Rohit Manucha, SIH AGH
13. Collaboration Skills
ทุกองค์กรให้ความสำคัญกับการทำงานเป็นทีม ดังนั้น การฝึกพนักงานให้ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ สอนให้คนฟังมากขึ้นและพูดน้อยลง และให้และรับคำติชม ทักษะการทำงานร่วมกันที่แข็งแกร่งจะเป็นประโยชน์ เมื่อพนักงานทำงานร่วมกันในโครงการที่สำคัญของบริษัท - Maria Leggett, MHI
14. Measurement Of Success
บ่อยครั้งที่แผนการฝึกอบรม ดำเนินการตามความต้องการ แต่ยังไม่ได้วางกลไกที่เหมาะสมเพื่อวัดความสำเร็จอย่างแท้จริง ความสำเร็จมีมากกว่าการที่พนักงานพูดว่าการฝึกอบรมเป็นไปด้วยดี องค์กรต้องเห็นว่าการฝึกอบรมนั้นมีผลต่อประสิทธิภาพในการทำงาน และลดความท้าทายลงได้ถึงระดับใด การประเมินและวัดผลด้วยตัวเลขจะช่วยให้ทำได้ง่ายขึ้น - Tiersa Smith-Hall, The Hartling Group
15. Business Communication
การจัดหาทรัพยากร และการฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับวิธีสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชาและผู้จัดการผ่านอีเมล ทางโทรศัพท์ ด้วยตนเอง และผ่าน Zoom การทำความเข้าใจวิธีการเขียนและพูดในทุกรูปแบบ และในระดับขององค์กรโดยมีความคล่องตัวในการดำเนินธุรกิจจะต้องเป็นสิ่งสำคัญในการฝึกอบรมของพนักงาน - Kelsey Schnittgen, Mission Critical Solutions
