การจัดการงานธุรการอย่างมืออาชีพ
การดําเนินงานในองค์กรส่วนใหญ่จะต้องมีการจัดระบบ ระเบียบการทํางาน งานเอกสารต่าง ๆ โดยมีหน่วยงานที่เป็นผู้ประสานงาน และสนับสนุนการปฏิบัติงานของทุก ฝ่ายในองค์กร นั่นคือ หน่วยงาธุรการ (Administration) จะต้องมีศักยภาพ และความพร้อมในการรองรับการทํางานของทุก ฝ่ายให้ทัน ต่อการเปลี่ยนแปลงขององค์กร และเป็นที่ยอมรับของผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องของหน่วยงานธุรการ
ดังนั้น บุคลากรที่ปฏิบัติงานนี้จะต้องมีการพัฒนาความรู้ ความสามารถ และทักษะให้ครอบคลุมงาน ด้านการจัดการงานธุรการอย่างมืออาชีพ เป็นระบบทํางานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อเป็นส่วนผลักดันให้องค์กรขับเคลื่อนไปสู่เป้าหมายของธุรกิจที่กําหนดไว้ได้
งานธุรการ คืออะไร
งานธุรการ คือ งานที่มีหน้าที่ในการรับผิดชอบค่อนข้างกว้างพอสมควร จะมีความแตกต่างกับงานของฝ่ายบุคคลตรงที่จะมีการประสานงานเป็นหลัก
โดยงานธุรการนี้ เป็นฝ่ายสนับสนุน คือ ประสานงานหรือช่วยเหลือในแผนกหรือฝ่ายอื่น ๆ การจัดการงานธุรการอย่างมืออาชีพ จะเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการดูแลด้านเอกสารต่าง ๆ และการติดต่อประสานงานกับทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กรจัดเก็บและค้นหาเอกสารต่าง ๆ รวมทั้งการจัดเตรียมการประชุม เป็นต้น
คุณสมบัติของ Admin
คุณสมบัติของผู้ทำงาน Admin โดยรวมแล้วต้องมีคุณสมบัติดังนี้
รับความรับผิดชอบสูง
มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี
มีความอดทนสูง
มีพื้นฐานด้านโปรแกรมคอมพิวเตอร์
มีความละเอียด รอบคอบ
มีความคล่องแคล่ว
มีความคิดสร้างสรรค์
มีความสามารถวิเคราะห์ข้อมูลในระดับต้น
ความสำคัญของการจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจ
หากไม่ต้องการใช้เอกสารมาก ควรนำระบบบริหารจัดการเอกสารธุรกิจ (Business Document Management Software) มาใช้งานตั้งแต่ต้น และเมื่อดำเนินกิจการไปนาน ๆ เข้าจำนวนเอกสารก็จะเพิ่มพูนขึ้นและมีความสำคัญมากขึ้น
ปัญหาอุปสรรคของบุคลากร
ใช้ระบบการจัดเก็บที่ไม่มีมาตรฐานหรือไม่เหมาะสมกับงาน
ขาดเจ้าหน้าที่รับผิดชอบในการจัดเก็บคันหา หรือเจ้าหน้าที่ขาดความรู้
ไม่มีการนำระบบยืมเอกสารไปใช้และระบบติตตามทวงถามที่เหมาะสม
ไม่มีการวางแผนและกำหนดระยะเวลาในการเก็บและทำลาย
การมีเอกสาร "ส่วนตัว"เก็บเอาไว้มากเกินความจำเป็น
ทัศนคติในการทำงานธุรการ
รักงานที่ทำ
การจัดการและบริหารสถานที่ให้เหมาะสมและเกิดความคล่องตัวในการทำงาน
รักองค์กร
พร้อมที่จะขับเคลื่อนองค์กรไปสู่ความเจริญการสร้างองค์กรแห่งความสุข
รักเพื่อนร่วมงาน
มีความเป็นกัลยาณมิตรมีความสัมพันธ์อันดีต่อกัน
การจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจ
ตามลำดับตัวอักษร (Alphabetic Filing) เป็นการเก็บเอกสารโดยเรียงตามตัวอักษรต้องคำนึงถึงตัวพยัญชนะว่า พยัญชนะใดมาก่อนหลัง
หลักตัวเลข (Numeric Filing) เป็นวิธีการเก็บเอกสารโดยใช้ตัวเลข เป็นอีกระบบหนึ่งที่ใช้กันในต่างประเทศจะมีการทำ index สารบัญชื่อและแปลงเป็นตัวเลข
ตามภูมิศาสตร์หรือการแยกหมวดหมู่ ( Geographic Filing ) เป็นวิธีการเก็บเอกสารโดยใช้ชื่อสถานที่ตั้ง ประเทศ จังหวัดใช้ควบคู่กับการเก็บเอกสารตามลำดับตัวอักษร
การเก็บเอกสารธุรกิจตามชื่อเรื่อง ( Subject Filing ) ใช้ชื่อเรื่องเป็นหน่วยในการจัดเก็บ โดยแยกเอกสารออกเป็นแต่ละเรื่อง แล้วจึงเรียงตามลำดับตัวอักษรอีกครั้งหนึ่ง
การเก็บเอกสารตามเสียง (Soundex Filing) ใช้ในระบบการเก็บเอกสารภาษาอังกฤษ โดยนำเอาชื่อที่มีเสียงคล้ายกันมารวมกันไว้ในที่เดียวกัน โดยไม่คำนึงถึงตัวสะกด
ประโยชน์ที่เกิดขึ้นต่อบุคลากร/องค์กร
องค์กรจำเป็นจะต้องมีการจัดเก็บเอกสารซึ่งจะมีประโยชน์ต่องค์กร ดังนี้
สะดวกในการค้นหา
ประหยัดเวลาในการค้นหาและการจัดเก็บ
มีแหล่งเก็บเอกสารที่ถาวรและปลอดภัย
รวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องกันไว้ในแหล่งเดียวกัน
มีมาตรฐานในการจัดเก็บเอกสาร
เกิดความเรียบร้อยและสะอาดตา
ผู้ปฏิบัติงานและเลือกใช้แฟ้มเอกสารได้อย่างถูกต้อง
ประหยัดพื้นที่ลดความซ้ำซ้อนในการเก็บเอกสาร
