KPI กุญแจสำคัญความสำเร็จขององค์กร

#kpi #การกำหนดเป้าหมาย #การตั้งkpi #อบรมkpiฟรี #kpitraining #ผลการทำงาน

#การประเมินการทำงาน #การประเมินผลการทำงาน #อบรมhr #ฝึกอบรมhr #คอร์สเรียนhr #หลักสูตรอบรมhrมือใหม่ #การพัฒนาบุคคล #อบรมสัมมนา #สถาบันฝึกอบรม #หลักสูตรอบรมผู้บริหาร #อบรมอินเฮาส์ #InhouseTraining #PublicTraining #อบรมออนไลน์ฟรี #อบรมฟรี #HRTraining

คำว่า KPI เป็นหนึ่งตัวอักษรย่อที่คนทำงานบริษัทคงได้ยินบ่อย เพราะทุกองค์กรย่อมต้องมีการประเมินวัดผลการทำงาน ไม่ว่าอย่างใดก็อย่างหนึ่ง โดยที่องค์กรส่วนมากก็วัดความเก๋ากันที่รายได้ กำไร และการเติบโตโดยรวมของบริษัท

KPI คือ Key Performance Indicator หรือดัชนีที่ใช้เป็นเครื่องมือบ่งบอกประสิทธิภาพการดำเนินงานตามผลการทำงาน สำหรับการประเมินว่าผลการทำงานเป็นไปตามการกำหนดเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ โดยการตั้ง KPI จะถูกตั้งเป็นตัวเลขเพื่อให้เห็นการกำหนดเป้าหมายชัดเจนว่าผ่านเกณฑ์หรือไม่

KPI คืออะไร (Key Performance Indicators)

KPI ย่อมาจาก "Key Performance Indicator"

K = Key : หัวใจหลัก, เป้าหมายหลัก, กุญแจสำคัญของความสำเร็จ

P = Performance : ประสิทธิภาพ, ประสิทธิผล, ความสามารถในการทำงาน

I = Indicator : ดัชนีชี้วัด, ตัวชี้วัด

Key Performance Indicator หมายถึง "ดัชนีชี้วัดผลงานหรือความสำเร็จของงาน"

โดยเป็นการเทียบผลการทำงานกับมาตรฐานหรือเป้าหมายที่ตกลงกันไว้ ซึ่งนอกจากจะประเมินผลการทำงานของพนักงานได้แล้ว ยังเป็นวิธีที่องค์กรใช้ในการวัดและประเมินผลความก้าวหน้าของการบรรลุวิสัยทัศน์ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรได้ด้วย

ต้องทำอย่างไร KPI ถึงได้ผลดี ?

การจะทำ KPI ให้ได้ผล ตัวชี้วัดผลการทำงานต้องมีความเหมาะสม และโน้มน้าวให้ทุกคนเชื่อถือได้ โดยหลักที่มักจะเอามาใช้กันก็คือ SMART KPI ซึ่งความหมายที่อยู่ในแต่ละตัวของคำว่า SMART คือ

• S - Specific : มีความเฉพาะเจาะจง

• M - Measurable : วัดผลได้จริงแบบเป็นรูปธรรม

• A - Attainable/Achievable : สมเหตุสมผล สามารถทำได้จริง

• R - Relevant : เป็นไปในทิศทางเดียวกับเป้าหมายที่ตั้งไว้

• T - Timely : มีกรอบระยะเวลาชัดเจน

ประโยชน์ของ KPI

ประโยชน์ของ KPI หรือ Key Performance Indicator คือ สิ่งที่หลายคนที่เป็นพนักงานน่าจะคุ้นเคยกันดีก็คือการใช้ KPI มาเป็นตัววัดผลการดำเนินงานของตัวพนักงานเอง และใช้ KPI ในการวัดผลของเป้าหมาย (Goal) ที่ตั้งขึ้นมา

ประโยชน์ของ KPI

1. ประเมินผลและชี้วัดประสิทธิภาพการทำงานของบุคคลแต่ละตำแหน่ง ว่าสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้ได้หรือไม่ หรือควรปรับปรุงอะไร 2. ชี้วัดความสำเร็จขององค์กรว่าสามารถบรรลุเป้าหมายที่องค์กรวางไว้ได้หรือไม่ 3. ใช้ประเมินผลที่มีประโยชน์ต่อการพิจารณาเพิ่มอัตราจ้างหรือโบนัสประจำปี 4. วัดผลเพื่อตรวจสอบข้อบกพร่องแล้วแก้ไข 5. นำผลมาใช้ในการวางแผนงานตลอดจนแผนการลงทุน ไปจนถึงประเมินงบประมาณในปีหน้าได้ 6. ใช้เป็นเกณฑ์พิจารณาในการตั้ง KPI ในปีถัดไป

ขั้นตอนการสร้าง KPI

ขั้นตอนการสร้าง KPI มีดังนี้

1. หา ‘สามอย่าง’ ที่พนักงานต้องทำให้เสร็จทันเวลา

หากพนักงานมี ‘หน้าที่หลายอย่าง’ เช่น รับโทรศัพท์ ตามงานลูกค้า ติดต่อแผนกอื่น พรีเซนต์ให้หัวหน้าฟัง (เจอได้บ่อยในบริษัทหรือทีมขนาดเล็ก) คุณก็จำเป็นต้อง ‘จัดลำดับความสำคัญ’ ว่าหน้าที่ไหนสำคัญสุด งานสำคัญเราต้องวัดว่า ‘ทำได้ดีแค่ไหน’ และมีตัวเลขที่ชัดเจน (เจอลูกค้าบ่อยหรือเปล่า ยอดขายเท่าไร) ส่วนงานรองลงมาเราวัดแค่ว่าพนักงาน ‘ได้ทำหรือเปล่า’ (เช่น เดือนนี้ค่าใช้จ่ายเกินหรือเปล่า ส่งรายงานทันเวลาหรือเปล่า)

ถ้างานรองมีเยอะ อาจจะนำทุกงานมาอยู่ใน KPI เดียวกันจะได้บริหารง่ายขึ้น เช่น แทนที่จะบอกว่าต้องเข้างานตรงเวลา ต้องตั้งใจทำงาน ต้องออกงานตรงเวลา ห้ามลดหยุดยาวจนกระทบงาน ก็ให้เปลี่ยน KPI ว่า ‘ทำงานเรียบร้อยแค่ไหน’ โดยใน KPI นี้ก็จะประกอบไปด้วยปัจจัย Checklist (รายการตรวจสอบ) ต่างๆ หากพนักงานทำได้ครบหรือทำได้ 80% ของ Checklist ก็คือว่าผ่าน

2. แบ่งปันและทบทวน KPI กับคนที่เกี่ยวข้อง

การแบ่งปัน KPI ให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้อง ก็คือการทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันว่าทิศทางการทำงานของบริษัทจะไปทางไหน และสิ่งนี้จะสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ ในองค์กรหรือในทีมที่มีขนาดใหญ่ ที่พนักงานส่วนมากไม่รู้จักกัน

แต่ละบริษัทอาจจะมีเป้าหมายไม่เหมือนกันขึ้นอยู่กับว่าแต่ละบริษัททำอะไรและอยู่ในขั้นตอนแบบไหน บริษัทที่เพิ่งเปิดตัวมาอาจจะไม่ได้สนใจกำไรมากนักแต่เน้นการตีตลาด เน้นการหาลูกค้าเยอะ ซึ่งบริษัทพวกนี้ก็จะเน้นที่การสร้างยอดขายเข้าไว้ แต่บริษัทที่เปิดมาหลายปีแล้วยังไม่มีกำไร ก็อาจจะต้องหันมาเน้นเรื่องการทำกำไรบ้างเพื่อให้การเงินมีสภาพคล่องมากขึ้น

3. ตรวจสอบ KPI ทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน

ทุกครั้งที่เรากลับมาพิจารณา KPI เราต้องดูว่า KPI ยังสอดคล้องกับเป้าหมายหลักบริษัทอยู่หรือเปล่า ยังทำได้จริงอยู่หรือเปล่า ถ้าเรามองว่าธุรกิจที่อยู่ได้นานคือธุรกิจที่ปรับตัวเร็ว การที่ธุรกิจสามารถปรับ KPI ได้เร็วก็ถือว่าเป็นความได้เปรียบทางธุรกิจอย่างหนึ่ง (Competitive Advantage)

ข้อยกเว้นอย่างเดียวของการปรับ KPI โดยไม่จำเป็นก็คือ พนักงานและผู้เกี่ยวข้องอื่นอาจจะรู้สึกงง หรือ หมดความมั่นใจกับวิสัยทัศน์ของผู้บริหาร เพราะฉะนั้นอะไรที่จำเป็นต้องเปลี่ยนก็ต้องเปลี่ยน ส่วนอะไรที่ไม่จำเป็นเราก็ไม่ควรปรับเยอะ ให้ดูทุกสัปดาห์ว่าทีมเรายังทำตาม KPI ได้ทันอยู่หรือเปล่า (และทีมเราต้องปรับตัวแก้ปัญหาอะไรบ้าง) และให้พิจารณาทุกเดือนว่า KPI นี้ยังเหมาะสมแค่ไหน กับผลประกอบการแต่ละเดือน

ข้อควรระวังในการสร้าง KPI

1. ผู้บริหารต้องใส่ใจกับการตั้ง KPI

การตั้ง KPI ควรมาจากฝั่งผู้บริหารด้านบน ผู้บริหารจึงควรทำความเข้าใจทักษะและความต้องการของพนักงานด้านล่างด้วย

2. ความลำเอียงของคนตั้งเป้า – KPI

ต้องเป็นตัวเลขที่สามารถทำได้จริง อย่างไรก็ตามผู้บริหารหลายคนก็ไม่ได้มีความรู้เกี่ยวกับงานที่พนักงานตัวเองทำมากขนาดนั้น ทำให้หลายคนไม่สามารถตั้งเป้าให้กับพนักงานได้ นอกจากนั้นผู้บริหารบางคนยังถูกกดดันด้วยผู้ถือหุ้นต่าง ๆ เพราะบริษัทจำเป็นต้องโตและทำกำไร ทำให้บางทีความลำเอียงก็ถูกถ่ายทอดมาเป็น KPI ของพนักงานด้วยตั้งตัวเลข KPI ที่ยากเกินไปจนทำไม่ได้กัน

3. KPI ที่เปลี่ยนบ่อยเกิน

บริษัทที่ไม่มีทิศทางที่แน่นอน โดยเฉพาะบริษัทเปิดใหม่ ทำให้พนักงานไม่รู้เป้าหมายของตัวเอง และทำให้พนักงานไม่สามารถโฟกัสงานตัวเองได้อย่างชัดเจน KPI ที่ดีควรจะเป็น KPI ที่ถูกใช้ในระยะยาว เราจะได้นำตัวเลขนี้มาใช้เปรียบเทียบเดือนต่อเดือนหรือปีต่อปีได้

4. KPI ที่มากเกินไป

ข้อนี้มักจะเห็นในองค์กรใหญ่ ๆ พนักงานบางคนมี KPI เยอะมาก ยอดก็ต้องทำ กำไรก็ต้องได้ แถมต้องหาลูกค้าใหม่อีก การมีหน้าที่ให้พนักงานทำหลายอย่างไม่ใช่เรื่องที่ผิด แต่เราต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจนอย่างใดอย่างหนึ่งให้พนักงานทำ และอิสระในการดำเนินการกับพนักงานในระดับหนึ่ง

5. KPI ต้องนำกลับมาพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

KPI เป็นการวัดผลการทำงานอย่างหนึ่ง หากไม่นำตัวเลขมาวิเคราะห์เพิ่มเติม การเก็บข้อมูลก็จะเสียเปล่า

6. การเน้นผลลัพธ์มากกว่ากระบวนการ

ข้อนี้เป็นจุดบอดของการตั้งเป้าหมายการทำงาน การให้พนักงานดูแต่เป้าหมายเพียงอย่างเดียวก็อาจทำให้พนักงานทุจริตได้ ในส่วนนี้นอกจากการทำ KPI แล้วเรายังต้องมีการสร้างวัฒนธรรมองค์กรและกฎระเบียบต่าง ๆ ให้อย่างชัดเจน เพื่อป้องกันการทุจริต หรือให้กระบวนการทำงานเป็นเป้าหมายมากกว่าจะมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์

7. KPI แต่ละแผนกที่ขัดกัน

บางองค์กรมีพนักงานหลายแผนก ซึ่งพนักงานแต่ละแผนกก็จะมี KPI ต่างกัน ในบางกรณีที่ผลประโยชน์ของพนักงานไม่ชัดเจน หรือกรณีที่ KPI พนักงานขัดกันเอง ซึ่งหลายบริษัทก็แก้ไขด้วยการตั้ง ‘รางวัล’ สำหรับการทำงานร่วมกัน เช่น การจ่ายโบนัสให้พนักงานทุกคน

ประเด็นที่ทำให้ KPI ไม่ประสบผลสำเร็จ

1. กำหนด KPI ไม่ถูกต้อง

การกำหนด KPI ที่ดีควรจะกำหนดตามหลัก SMART Objectives (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely) การกำหนด KPI ให้เป็นให้ไปในรูปแบบหรือทิศทางเดียวกันเป็นสิ่งที่ดี แต่ในแต่ละ KPI จะต้องระบุถึงเอกลักษณ์และเป้าหมายที่ชัดเจน และควรอยู่ในกรอบความสามารถในการทำงานที่สามารถทำได้

2. ขาดผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน

เมื่อมีการกำหนด KPI โปรดตรวจสอบให้ดีว่าคุณได้กำหนดเจ้าของและผู้รับผิดชอบที่ชัดเจนแล้ว เพราะถ้าผลการปฏิบัติงานของบุคคลที่เชื่อมโยงกับ KPI นั้นดียิ่งขึ้น นั่นจะเป็นการกระตุ้นให้เกิดผลสัมฤทธิ์ที่ดีของ KPI ต่อๆ ไป

3. ไม่สามารถทำได้จริง

วิธีที่ดีที่สุดในการกำหนด KPI คือการเชื่อมโยงเป้าหมายที่ต้องการกับกรอบเวลา เช่น จะต้องมีรายได้เพิ่มขึ้น คุณควรแบ่งเป้าหมายออกเป็นรายเดือนและรายปี ซึ่งจะช่วยให้ติดตามความคืบหน้าและดำเนินการปรับปรุงแก้ไขได้อย่างต่อเนื่อง เพราะแท้จริงแล้วการทำให้ทีมและธุรกิจของคุณมีเป้าหมายในระยะสั้นซึ่งสามารถทำได้จริง จะเป็นเป็นส่วนสำคัญที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย KPI ประจำปี

4. ขาดความเฉพาะเจาะจง

KPI ที่ไม่ระบุให้เฉพาะเจาะจงว่าจะต้องทำอะไรที่ไหนเท่าไหร่อย่างไร ผู้รับมอบหมาย KPI ก็จะไม่สามารถทำงานให้ตรงตามเป้ามายที่ต้องการได้ ผู้รับผิดชอบเองก็ไม่สามารถวัดผลและปรับปรุง KPI ให้ดีขึ้นได้เช่นกัน

5. วัดผลได้ยาก

สาเหตุส่วนใหญ่ KPI ล้มเหลวเนื่องจาก KPI ที่วัดผลได้ยาก KPIs จะต้องผสมผสานระหว่าง ข้อมูล, วัตถุประสงค์ทางธุรกิจและเป้าหมายเพื่อทำหน้าที่เป็นแนวทางสู่ความสำเร็จโดยไม่แยกสิ่งเหล่านี้ออกจากกัน มิเช่นนั้น KPI จะกลายเป็นแค่นามธรรมและแนวความคิด ดังนั้นควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถวัดและติดตาม KPI ได้ตลอดเวลา

6. ขาดแรงจูงใจ

หากไม่สร้างแรงจูงใจให้กับผู้ปฏิบัติงาน ก็จะไม่ได้งาน ลองเพิ่มหรือประกาศเกณฑ์การวัดผลที่ชัดเจนว่าหากทำได้ตามเกณฑ์ต่างๆแล้ว จะได้รับผลตอบแทนอย่างไรและควรเป็นเกณฑ์ที่เหมาะสมไม่ควรเป็นเกณฑ์ที่ทำให้พนักงานรู้สึกว่าไม่มีทางทำได้ หรือทำได้แล้วไม่จำเป็นต้องทำอะไรให้มากกว่านี้ ในทางเดียวกันควรระบุเกณฑ์ที่จะต้องมีการทำโทษด้วยเช่นกัน เช่น หากทำยอดขายได้ต่ำกว่า 1 ล้านบาทต่อปี จะลดค่าคอมมิชชั่นลง 5% และไม่ได้รับโบนัสปลายปี หากทำยอดขายได้มากกว่า 3 ล้านบาทต่อปี จะได้รับโบนัสปลายปี เพิ่มขึ้น 5% และหากทำยอดขายได้มากกว่า 5 ล้านบาทต่อปี ในทุกๆ 1 ล้านบาทจะได้รับโบนัสปลายปีเพิ่มขึ้นอีก 2% เป็นต้น

สรุป

การกำหนดเป้าหมาย การปฏิบัติงานประจำปี เป็นการหารือร่วมกันระหว่างผู้บังคับบัญชาและพนักงาน เพื่อให้แลกเปลี่ยนความเห็นเรื่องเป้าหมายของงานประจำปี การประเมินงานประจำปีเป็นการหาข้อสรุปผลสำเร็จที่ทั้งผู้บังคับบัญชาและพนักงาน ควรต้องพิจารณาผลสำเร็จทั้งจุดอ่อนและจุดแข็งร่วมกัน รูปแบบดังกล่าวจะเป็นที่มาของการปรับปรุงตนเองในอนาคต ขณะเดียวกันก็เป็นการให้คำชมเชยในจุดเด่นและผลสำเร็จบุคคล รูปแบบการให้ feedback จะทำให้ผู้ประเมิน(หรือผู้บังคับบัญชา) มีวิธีการที่เป็นการส่งเสริมความเข้าใจต่อกันการประเมิน

ประโยชน์ของ KPI

1. ประเมินผลการทำงานและชี้วัดประสิทธิภาพการทำงานของบุคคลแต่ละตำแหน่ง ว่าสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้ได้หรือไม่ หรือควรปรับปรุงอะไร

2. ชี้วัดความสำเร็จขององค์กรว่าสามารถบรรลุเป้าหมายที่องค์กรวางไว้ได้หรือไม่

3. ใช้ประเมินผลที่มีประโยชน์ต่อการพิจารณาเพิ่มอัตราจ้างหรือโบนัสประจำปี

4. วัดผลเพื่อตรวจสอบข้อบกพร่องแล้วแก้ไข

5. นำผลมาใช้ในการวางแผนงานตลอดจนแผนการลงทุน ไปจนถึงประเมินงบประมาณในปีหน้าได้

6. ใช้เป็นเกณฑ์พิจารณาในการตั้ง KPI ในปีถัดไป

สถาบันฝึกอบรม ท๊อป โปรเฟสชั่นแนล แอนด์ ดีเวลลอปเมนต์ จำกัด มีบริการคอร์สเรียนฝึกอบรมหลักสูตร"การกำหนดเป้าหมาย (KPI) & การแจ้งผลการปฏิบัติงาน (feedback performance appraisal & result)" ซึ่งเหมาะสมกับผู้บริหาร HR มือใหม่ ผู้ที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดเป้าหมาย KPI ผู้ที่ต้องมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับ kpi การกำหนดเป้าหมาย การตั้ง kpi การประเมินผลการทำงาน การประเมินการทำงาน การพัฒนาบุคคล โดยลักษณะของการอบรมสัมนาจะมีทั้งแบบ Inhouse Training และ Public Training มีวิทยากรผู้ทรงคุณวุฒิและมีประสบการณ์ในการดูแลเรื่อง "การกำหนดเป้าหมาย (KPI) & การแจ้งผลการปฏิบัติงาน (feedback performance appraisal & result)" เป็นผู้บรรยายในหลักสูตร อีกทั้งยังมีบริการอบรมออนไลน์ฟรี หลักสูตรฟรี ทุกท่านที่สนใจสามารถเข้ามาอบรมฟรีได้ที่นี่

---

ที่มา : https://bit.ly/3isOuMo , https://bit.ly/3ioH6S4 , https://bit.ly/3Jw4I3h, https://bit.ly/3isWo8s , https://bit.ly/3ioH6S4

Facebook : สถาบันฝึกอบรมด้านทรัพยากรมนุษย์ - Hrodthai.com By Toppro

อบรม HR : https://www.hrodthai.com/