บทบาทหน้าที่และเทคนิคการจัดการงานของผู้รับผิดชอบงานธุรการอย่างมืออาชีพ Professional of Administrator

บทบาทหน้าที่และเทคนิคการจัดการงานของผู้รับผิดชอบงานธุรการอย่างมืออาชีพ Professional of Administrator หลายคนไม่ให้ความสำคัญ และมองว่างานธุรการส่วนใหญ่จะเป็นงานที่ซ้ำซาก จำเจ งานธุรการจะทำให้งานของตนเกิดความล่าช้า และมีระเบียบ ขั้นตอนมาก อีกทั้งยังเป็นหน่วยงานที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้กับบริษัท เป็นความเข้าใจที่ผิด เพราะแท้จริงแล้วงานธุรการเป็นงานที่มีความสำคัญมาก เพราะงานในฝ่ายธุรการ และงานบริหารสำนักงานเป็นส่วนงานที่คอยสนับสนุนและช่วยเหลืองานของฝ่ายอื่น ๆ ในองค์การ จะผลักดันธุรกิจให้ก้าวหน้า และนี่จึงเป็นเหตุผลให้มีความจำเป็นต้องทำความเข้าใจกับ บทบาทหน้าที่และเทคนิคการจัดการงานของผู้รับผิดชอบงานธุรการอย่างมืออาชีพ Professional of Administrator

ดังนั้น บุคลากรที่ปฏิบัติงานนี้จะต้องมีการพัฒนาความรู้ ความสามารถ และทักษะให้ครอบคลุมงาน ด้านการจัดการงานธุรการอย่างมืออาชีพเป็นระบบทํางานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อเป็นส่วนผลักดันให้องค์กรขับเคลื่อนไปสู่เป้าหมายของธุรกิจที่กําหนดไว้ได้

บทบาทหน้าที่และเทคนิคการจัดการงานของผู้รับผิดชอบงานธุรการอย่างมืออาชีพ Professional of Administrator

บทบาท และหน้าที่ของงานธุรการ มีอะไรบ้าง

1. คอยติดต่อประสานงานและเดินเอกสารให้แก่พนักงานภายในองค์กรและนอกองค์กร

2. หากต้องการใช้สถานที่หรือจัดกิจกรรมต่างๆ เจ้าหน้าที่ธุรการต้องเป็นผู้ดูแลสถานที่ และติดต่อประสานงานกับฝ่ายอาคารคอยดูแลงานด้านเอกสาร หรือจดหมายต่างๆ ให้แก่พนักงานภายในแผนกหรือฝ่ายต่างๆ

3. คอยตรวจสอบและสั่งซื้ออุปกรณ์ต่างๆ ที่ใช้ภายในออฟกดฟิศไม่ให้ขาด

4. คอยดูแลและควบคุมการปฏิบัติงานของแม่บ้าน

5. คอยดูแลพนักงานรับ-ส่งเอกสารทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กรที่เข้ามา

6. ติดต่อประสานงานกับทางบริษัทหรือองค์กรนั้น ๆ

ความหมายของงานธุรการ

งานธุรการ หรืออีกชื่อหนึ่งคืองานแอดมิน เป็นงานที่มีความจำเป็น ในทุกๆบริษัท งานธุรการเป็นงานเบื้องหลัง เพื่อสนับสนุน ฝ่ายต่างๆ ในองค์กร ให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ประเภทของงานธุรการ

1. งานธุรการส่วนกลาง

2. งานธุรการ ประจำหน่วยงาน ต่างๆเช่นธุรการฝ่ายผลิต ,ฝ่ายควบคุมคุณภาพ เป็นต้น

ทัศนคติในการทำงานธุรการ

• ติดต่อ

• ติดตาม

• ตอบโต้

10 กลุ่มงานที่ต้องรับผิดชอบ

ประเภทงานที่ผู้รับผิดชอบงานธุรการต้องรับผิดชอบ

1. กลุ่มงานความสะอาด ภายนอกและภายในอาคาร

2. กลุ่มงานซ่อมบำรุง อาคาร สถานที่

3. กลุ่มงานความปลอดภัย

4. กลุ่มงานอุปกรณ์ พัสดุภัณฑ์

5. กลุ่มงานอุปกรณ์ เครื่องใช้สำนักงาน

6. กลุ่มงานด้านสวัสดิการพนักงาน

7. กลุ่มงานกิจกรรมพนักงาน

8. กลุ่มงานติดต่อหน่วยราชการ

9. กลุ่มงาน ยานพาหนะและพนักงานขับรถ

10. กลุ่มงานสาธารณูปโภค

ผู้ประสานงานคุณภาพ คือ

ผู้ประสานงานคุณภาพ คือ ผู้จัดเตรียมและผู้สื่อสาร มีความเชี่ยวชาญในการทำงานเป็นทีม เพื่อให้เกิดวัฒนธรรมการมีส่วนร่วมในการสื่อสารสองทางภายในทีม คือ มีการฟังอย่างตั๋งใจ และแสดงความคิดเห็นที่น่าเชื่อถือ ผู้ประสานงานเป็นผู้กระตุ้นให้ทีมเกิดการวางแผน จัดระบบ มีวินัย และมีการติดตามกิจกรรมของทีมอย่างสม่ำเสมอ ผู้ประสานงานควรมีความอดทน ทนต่อความไม่ชัดเจน รู้ว่าเมื่อไหร่ควรผลักดัน เมื่อไหร่ไม่ควรผลักดัน และเป็นผู้มีความสามารถในการเก็บรายละเอียดเพื่อนำมาสู่ข้อสรุป

คุณสมบัติของผู้ประสานงานคุณภาพที่ดี

• " เป็น " คุณอำนวย " ที่ทำหน้าช่วยขจัดปัญหาหรืออุปสรรคในการพัฒนาคุณภาพ

• เก่งในเรื่อง การสื่อสาร เพื่อให้ทุกคนได้เข้าใจ และยอมรับ

• เก่งใน การแก้ไขปัญหา แม้ปัญหานั้นจะยากเพียงใด

เทคนิคในการจัดเก็บเอกสาร คือ

1. ไม่ควรเก็บหนังสือปนกับเอกสาร

2. มีการให้หัสเอกสารบนหัวกระดาษเสมอ เพื่อป้องกันการแยกประเภทเอกสารผิด การนำออกมาใช้ผิด

3. ดูเนื้อหาของเอกสารอีกครั้งก่อนจัดเก็บ เพื่อข้องกันการจัดเก็บเอกสารที่ผิดพลาด

4. พลิกอ่านฉบับเก่าที่ล่าสุดทุกครั้งก่อนนำฉบับปรับปรุงใหม่ จัดเก็บลงแฟ้ม เพื่อเป็นการเตือนความทรงจำ

5. ถ้าเป็นเอกสารที่สำคัญ ควรแยกไว้หน้าสุด เพื่อสะดวก และรวดเร็วในการค้นหา

6. มีการบำรุงรักษาเอกสารที่จะเก็บให้อยู่ในสภาพที่ดีอยู่เสมอ

7. ควรทบทวนระบบการจัดเก็บเอกสารอย่างสม่ำเสมอ อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง