จิตวิทยาในการบริหารและบังคับบัญชาลูกน้อง

#จิตวิทยาในการบริหารและบังคับบัญชาลูกน้อง

โดยหลักการที่ว่า "หัวหน้าคือผู้ที่ทำงานผ่านคนอื่น" ดังนั้นการทำงานผ่านคนอื่น จึงต้อง "เข้าใจ" ใส่ใจ" และ "ได้ใจ" ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือลูกน้อง ด้วยศาสตร์ทางด้าน "จิตวิทยา" เพื่อนำมาผสมผสานให้เข้ากับศาสตร์ทางด้าน "บริหารจัดการ" ซึ่งเนื้อหาในหลักสูตรจิตวิทยาในการบริหารและบังคับบัญชาลูกน้องสามารถให้ "คำตอบ" แก่ท่านได้

ภูเขาน้ำแข็งแห่งสมรรถนะ

(Competency Iceberg)

ภูเขาน้ำแข็งเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญในการศึกษาเกี่ยวกับสมรรถนะ ด้วยการอธิบายสมรรถนะด้วยทฤษฎีภูเขาน้ำแข็งของ Spencer และ Spencer (1993) ที่ต่อยอดแนวคิดสมรรถนะของ David McClleland (1974) โดยเปรียบเทียบองค์ประกอบของสมรรถนะกับภูเขาน้ำแข็ง กล่าวคือสมรรถนะสามารถแบ่งออกเป็น 2 ส่วน ได้แก่

ภูเขาน้ำแข็งเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญในการศึกษาเกี่ยวกับสมรรถนะ สามารถแบ่งได้ 2 ส่วน ดังนี้

1. ส่วนที่มองเห็น (ส่วนที่อยู่เหนือน้ำ) เป็นส่วนที่มองเห็นและพัฒนาได้ง่าย ประกอบด้วย

ทักษะ (Skills)

คือ ความสามารถในการทำงานทั้งทางร่างกาย และจิตใจ เช่น ทักษะการพูด ทักษะการคิดวิเคราะห์ ทักษะการวางแผน เป็นต้น

องค์ความรู้ (Knowledge)

คือ ความรู้เฉพาะด้าน เช่น ความรู้คณิตศาสตร์ ความรู้ด้านการใช้คอมพิวเตอร์ เป็นต้น

2. ส่วนที่มองไม่เห็น (ส่วนที่อยู่ใต้น้ำ) เป็นส่วนที่มองไม่เห็น เปลี่ยนแปลงหรือพัฒนาได้ยาก และส่งผลกระทบต่อพฤติกรรม

บทบาททางสังคม (Social Role)

คือ บทบาท หน้าที่ หรือความรับผิดชอบที่ได้รับอิทธิพลค่านิยมที่แต่ละคนต้องการให้สังคมรับรู้ตัวตนของแต่ละคนว่าเป็นอย่างไร

ภาพลักษณ์ภายใน (Self-image)

คือ ทัศนคติ ค่านิยม และความคิดเห็นเกี่ยวกับภาพลักษณ์ของตนเอง หรือสิ่งที่แต่ละคนเชื่อว่าตนเอง

อุปนิสัย (Trait)

คือ บุคลิกลักษณะประจำตัวที่อธิบายถึงแต่ละคน เป็นสิ่งที่ใช้ตอบสนองต่อสถานการณ์ในชีวิตประจำวันอยู่ตลอดจนเกิดความเคยชิน

แรงจูงใจ (Motive)

คือ แรงจูงใจหรือแรงขับภายในที่ทำให้เกิดพฤติกรรมที่มุ่งไปสู่สิ่งที่เป็นเป้าหมายของแต่ละคน

สิ่งที่หัวหน้างานต้องทำ

ส่วนแรก : งานประจำ (Routine) ของหัวหน้างาน

1. รวบรวมงาน และวิเคราะห์ข้อมูล (Information)

2. วางแผนงาน (Planning)

3. ปฏิบัติตามแผน และติดตามผลงาน (Working and Follow Up)

4. แก้ไข และป้องกันปัญหา (Corrective and Preventive Action)

5. ปรับปรุงและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)

6. ประชุม และรายงาน (Meeting and Report)

การปรับปรุงงานของหัวหน้างาน(Improvement)

1. นำความรู้ใหม่ๆ มาปรับปรุงงาน พัฒนาการปฏิบัติงาน และสภาพแวดล้อมในการทำงานให้ดีขึ้น

เช่น ลดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อน ลดปริมาณของเสีย

2. การมีส่วนร่วมในกิจกรรมคุณภาพ เช่น การเป็นสมาชิกของทีมตรวจติดตามคุณภาพภายใน กิจกรรม 5 ส.

วงจรการบริหาร (Management Cycle)

PDCA ก็คือกระบวนการที่ใช้เพื่อพัฒนากระบวนการอื่น ๆ

เหมาะสำหรับองค์กร หรือโครงการที่อยากจะเพิ่มประสิทธิภาพ

การทำงาน เพิ่มผลผลิต หรือลดค่าใช้จ่าย

โดยที่ขั้นตอนของ PDCA มีดังนี้

(P) Plan

การวางแผน หมายถึง การตั้งเป้าหมายจากปัญหาหรือโอกาสต่างๆ และสร้างแผนการทำงานหรือกระบวนการเพื่อทำให้เป้าหมายนี้ประสบความสำเร็จ

(D) Do

ปฏิบัติ การทดสอบ หมายถึง ขั้นตอนการทดสอบ เป็นการลงมือทำและเก็บข้อมูลเพื่อหาจุดอ่อนหรือจุดที่สามารถพัฒนามากขึ้นได้ รวมถึงการแก้ปัญหา

(C) Check

การตรวจสอบ หมายถึง ขั้นตอนการตรวจสอบ เป็นขั้นตอนหาช่องทางและวิธีพัฒนากระบวนการต่าง ๆ ให้เร็วขึ้นหรือมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงการจัดลำดับความสำคัญของโอกาสและอุปกรรคต่างๆในกระบวนการ

(A) Action

การดำเนินการ/ปรับปรุงแก้ไข หมายถึง การดำเนินการเพื่อปรับปรุงแก้ไข เพื่อให้กระบวนการขั้นตอนต่าง ๆ เร็วขึ้น ดีขึ้น หรือมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าเดิม

ซึ่ง PDCA ก็เป็นขั้นตอนที่ถูกออกแบบมาให้ทำซ้ำได้ หมายความว่าหากเราได้มีการทำครบสี่ขั้นตอนแล้ว ในกรณีนี้เราก็ควรทำการ ‘เริ่มใหม่’ เพื่อหาจุดอื่นในกระบวรการเพื่อพัฒนาเพิ่มเติมหรืออาจจะหาเป้าหมายใหม่ (T) Target ที่อยากบรรลุให้ได้