การจัดทำแผนการฝึกอบรมและพัฒนาการทำงานประจำปี

24 มี.ค. 2565

อัปเดตเมื่อ 29 มี.ค. 2565

#trainingroadmap #การจัดทำแผนการฝึกอบรม #แผนการฝึกอบรม #แผนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ #การวางแผนการฝึกอบรม #การพัฒนาการทำงาน #อบรมhr #ฝึกอบรมhr #คอร์สเรียนhr #หลักสูตรอบรมhrมือใหม่ #การพัฒนาบุคคล #อบรมสัมมนา #สถาบันฝึกอบรม #หลักสูตรอบรมผู้บริหาร #อบรมอินเฮาส์ #InhouseTraining #PublicTraining #อบรมออนไลน์ฟรี #อบรมฟรี #HRTraining

การจัดทำแผนฝึกอบรมหรือการพัฒนาการทำงานประจำปี หรือการจัดวางเส้นทางการฝึกอบรม เป็นเรื่องสำคัญเรื่องหนึ่งที่หน่วยงาน HRD ต้องมีการวางแผนจัดทำล่วงหน้า เพื่อให้สามารถบริหารทรัพยากรด้านต่างๆ ขององค์กร ทั้งคน เวลา งบประมาณให้เกิดประโยชน์สูงสุด

การทำ Training Roadmap เป็นการกำหนดเส้นทางในการพัฒนาบุคลากรอย่างมีแบบแผน เพื่อนำไปสู่การเพิ่มขีดความสามารถของบุคลากรตามที่ตั้งเป้าหมายไว้ เพื่อความก้าวหน้าของพนักงานและความสำเร็จขององค์กร

การจัดทำแผนฝึกอบรมและพัฒนาประจำปี

การวางแผนฝึกอบรมและการพัฒนาบุคลากรประจำปี เป็นบทบาทหน้าที่ของสมรรถณะบุคลากรที่ต้องประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ เพื่อให้ได้ความต้องการในการพัฒนาบุคลากรในสังกัดประจำปี

และจัดสรรงบประมาณให้สอดคล้องกับลักษณะงานของการฝึกอบรมสมรรถนะที่ต้องการ

หลายองค์กรมีการจัดทำแผนการฝึกอบรมประจำปีเพื่อใช้ฝึกอบรมตามเป้าหมายของหน่วยงาน โดยการกำหนดแผนการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานประจำปี(Annual Plan) นั้น นักพัฒนาบุคลากรควรกำหนดการฝึกอบรมตามความจำเป็น(Training Need)มากกว่าความต้องการของพนักงาน (Training Want) วิธีการหาข้อมูลเพื่อใช้ประกอบการจัดทำแผนการฝึกอบรม มีเครื่องมือการค้นหาที่เหมือนหรือแตกต่างกันไป โดยส่วนใหญ่นิยมการสอบถามในรูปแบบข้อมูลถามตอบ จากนั้นนำข้อมูลที่ได้รับกลับมาประมวลผลหาหัวข้อและโปรแกรมที่เหมาะสมในการจัดทำแผย ทั้งนี้ ผู้เขียนขอแนะนำรูปแบบการจัดทำแผนการฝึกอบรมและพัฒนาประจำปี อย่างง่ายและมีขั้นตอนการจัดทำที่เป็นระบบ คือ

ขั้นตอนการจัดทำแผนฝึกอบรม

1. การหาความจำเป็นในการจัดทำแผนการฝึกอบรมพัฒนา (Training Need)

การหาความจำเป็นแต่ละองค์กร ขึ้นอยู่กับข้อมูลแต่ละองค์กรในด้านนโยบายการพัฒนา (Vision,Mission,Goal,Strategy) ข้อมูลด้านหน้าที่ความรับผิดชอบงานตามตำแหน่งงานความสามารถในการทำงาน (JD&Competency) และข้อมูลด้านผลการปฏิบัติงาน การประเมินระดับช่องว่างความสามารถ โดยนำผลวิเคราะห์ช่องว่างความสามารถ (Competency Gap) มาจัดทำแผนพัฒนาฝึกอบรม สำหรับแบบสอบถามเพื่อสำรวจหาความต้องการฝึกอบรม (Training Want) อาจใช้แบบสอบถามแบบผสมผสานทั้งแบบสอบถามปลายเปิด (open-ended questions) และแบบสอบถามปลายปิด (close-ended questions) ทั้งนี้ควรจัดแบ่งการสอบถามเป็นสัดส่วน คำถามไม่กำกวม มีส่วนของการเสนอแนะเพื่อพัฒนาปรับปรุง เช่น แบ่งเป็น 3 ตอน (สอบถามโปรแกรมทั่วไป สอบถามโปรแกรมหลักสูตรการบริหารและสอบถามโปรแกรมเทคนิคเฉพาะหน่วยงาน) ปัจจุบันเทคโนโลยีและระบบสารสนเทศเข้ามามีส่วนช่วยลดเวลาการจัดเก็บข้อมูลมากกว่าในอดีต ง่ายต่อการติดตามผล ผู้จัดทำแบบสอบถามใช้วิธีการส่งเมลสอบถาม ซึ่งถือว่าประหยัดเวลา นำข้อมูลมาใช้ได้สะดวกและลดการใช้วัสดุสิ้นเปลืองได้เป็นอย่างดี

2. การกำหนดหลักหลักสูตรฝึกอบรมพัฒนา (Training Course)

การกำหนดหลักสูตรฝึกอบรมนั้นให้กำหนดตามระดับการบริหารและการปฏิบัติงานของพนักงาน โดยหัวข้อการจัดทำหลักสูตรฝึกอบรมที่ง่ายต่อการนำไปใช้ประกอบด้วย 3 ส่วน คือ

2.1 โปรแกรมด้านการบริหารจัดการ (Managerial Program)

2.2 โปรแกรมด้านด้านเทคนิคเฉพาะกลุ่มงาน (Technique Program)

2.3 โปรแกรมทั่วไป (General Program)

3. การจัดทำแผนการฝึกอบรมพัฒนา (Annual Plan)

หลังจากมีการกำหนดแผนฝึกอบรมพัฒนาตามตำแหน่งงานแล้ว องค์กรต้องวางแผนการจัดฝึกอบรมพัฒนาพนักงานรายบุคคลประจำปี เพื่อสามารถพัฒนาได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ข้อมูลที่นำมาจัดทำแผนประกอบด้วยข้อมูล 2 ส่วน คือ

3.1 ข้อมูลด้านบุคคล เป็นการรวบรวมข้อมูลความรู้ ความสามารถที่เป็นจริงในการทำงานที่ผ่านมาในรอบปีของพนักงาน ด้วยข้อมูลเชิงปริมาณ เช่น KPIs , Competency เป็นต้น

3.2 วิเคราะห์หาหลักสูตรและโปรแกรมการพัฒนารายบุคคล การวิเคราะห์หาข้อมูลดังกล่าวนั้นให้นำข้อมูลหลักสูตร โปรแกรมการอบรมมาตามหน้าที่ความรับผิดชอบจริงและแนวโน้มการรับผิดชอบการบริหารงานในสายอาชีพ การวางแผนสืบทอดตำแหน่งงานด้านการบริหาร ทั้งนี้การพิจารณาเปรียบเทียบให้คำนึงถึงความจำเป็นในงานมากกว่าความต้องการเพื่อฝึกอบรม

4. การดำเนินการฝึกอบรมพัฒนาจริง (Implementation)

ในขั้นตอนนี้นักพัฒนาบุคลากรต้องมีการวางแผนจัดการด้านงบประมาณ( Budjet)ประจำปี ตามปฏิทินแผนงาน โดยงบประมาณที่ได้รับในแต่ละหน่วยงานหรืองบรวมการพัฒนานำมาบริหารจัดการความคุ้มค่าในการลงทุน ให้เหมาะสมด้านพัฒนาฝึกอบรม จัดเตรียมอุปกรณ์ ห้องอบรม ค่าวิทยากร ค่าใช้จ่ายการดำเนินงานอบรมอื่นๆ ในการจัดฝึกอบรมภายใน (In-House Training )หรือค่าใช้จ่ายเพื่อการจัดฝึกอบรมภายนอกองค์กร (Public Training) ทั้งนี้ การดำเนินการฝึกอบรมที่ถือว่าเครื่องมือการพัฒนา (Development Tools) ที่ดีเยี่ยม หาใช่เพียงการฝึกอบรมในห้องเรียนเพียงอย่างเดียว แต่การดำเนินการฝึกอบรมในรูปแบบเทคนิคอื่นๆ มีผลต่อการเรียนรู้ในระยะยะยาว (Long Term Learning)ของพนักงาน มีแหล่งความรู้มากมายใองค์กร ขึ้นอยู่กับการวางแผน แสวงหาผู้ดำรงตำแหน่งหรือหัวหน้างานที่มีความรู้ความสามารถมาจัดสอน โดยพบว่า หลายหลักสูตรลดค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมภายในและภายนอก สามารถนำผลการฝึกอบรมพัฒนาใช้ประโยชน์ในการทำงานจริง เช่น การอบรมโดยใช้เครื่องมืออุปกรณ์จริง (Vestibule training) ,การฝึกอบรมในงาน(On The Job Training),การฝึกงาน (Internships),การสอนแนะ(Coaching),การมอบหมายโครงการ(Project Assignment),การฝึกอบรมโดยคอมพิวเตอร์(Computer based training) เป็นต้น

5.การวัดและการประเมินผลการฝึกอบรมพัฒนา (Measurement and Evaluation)

โดยในขั้นตอนนี้ ประกอบด้วยกระบวนการ 3 ขั้นตอนคือ การเก็บรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์และการประเมินผล เพื่อนำข้อมูลทั้งหมดนำเสนอสู่แผนการบริหารจัดการบุคลากรและองค์กร ผู้เขียนขอนำแนวคิดการวัดและประเมินผลเพื่อนำมาใช้การจัดการองค์การของ Robert S. Kaplan และ David P. Norton ซึ่งได้เสนอแนวคิด BSC :Balance ScoreCard เพื่อใช้การวัดผลการดำเนินกิจการ ทำให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมองค์กร โดยเป็นการวัดผลทางการเงิน กระบวนการภายใน ความพึงพอใจลูกค้าและบริการ รวมทั้งการประเมินการเรียนรู้และการสร้างนวัตกรรมองค์กร

หัวใจสำคัญของการฝึกอบรม

หัวใจสำคัญของการฝึกอบรม 70-20-10 Learning Model

ทฤษฎี 70 : 20 : 10 คือหลักการเรียนรู้ที่พัฒนาขึ้นโดย Morgan McCall, Michael Lombardo และ Robert Eichinger ร่วมกับ Centre for Creative Leadership จนเป็นโมเดลในการพัฒนาและเรียนรู้ที่ได้รับการนำไปใช้เป็นแนวทางปฏิบัติกันอย่างแพร่หลายในองค์กรชั้นนำต่างๆ ทั่วโลก ไม่ว่าจะเป็น Google, Standard Chartered, Nike, American Express, Coca-Cola, Microsoft, Bank of America, Home Depot, Dell, Oracle, และบริษัทชั้นนำอื่นๆ อีกมากมาย

ทฤษฎี 70 : 20 : 10 นั้นคือการมองภาพรวมของการเรียนรู้และพัฒนา เทียบกระบวนการทั้งหมดนับเป็น 100% ใน 70% นั้นจะเป็นกระบวนการลงมือทำ เพื่อให้เกิดประสบการณ์ทำงานจริง เห็นผลลัพธ์ของการพัฒนาอย่างชัดเจน และช่วยย้ำให้เกิดการพัฒนาอย่างยั่งยืน เช่น On the job training (OJT) หรือ การมอบหมายโครงการให้ปฏิบัติ เป็นต้น ในขณะที่ 20% คือกระบวนการพี่เลี้ยงหรือโค้ช เพื่อการแนะนำแนวทางในการนำความรู้ที่ได้จากการเรียนรู้ไปปฏิบัติจริง และช่วยติดตามดูแลความคืบหน้าของโครงการที่มอบหมาย หรือผลการ OJT ส่วน 10% คือการเรียนรู้ในห้องเรียนเพื่อเพิ่มพูนความรู้ ทักษะ และทัศนคติหรือพฤติกรรมที่ควรมีในการทำงาน

ทำไมต้องจัดทำ TRAINING ROADMAP ?

ทำไมต้องจัดทำเส้นทางการฝึกอบรม Training Roadmap เหตุผลในการจัดทำเส้นทางการฝึกอบรม Training Roadmap การฝึกอบรบหรือ Training เป็นสิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลคุ้นชินกันอยู่แล้ว เพียงแต่หลายครั้งที่องค์กรทำฝึกอบรบกันเพียงพอเป็นพิธี หรือเกิดขึ้นเพราะความจำเป็นในการฝึกอบรม (Training Needs) หลังเจอสถานการณ์ที่เป็นปัญหา ไม่ได้ผ่านการวางแผนล่วงหน้าแบบสิ่งที่เรียกว่า Training Roadmap หรือ การจัดทำเส้นทางการฝึกอบรม

หากการเดินทางหนึ่งเราจำเป็นต้องมีแผนที่เพื่อมุ่งหน้าสู่เป้าหมายที่ถูกต้อง Training Roadmap จึงเปรียบเสมือนแผนที่ที่จะนำพาบุคลากรในองค์กรไปสู่เป้าหมายที่ต้องการเช่นกัน ความสำคัญของการจัดทำเส้นทางการฝึกอบรม (Training Roadmap) เพื่อเสริมสร้างสมรรถนะที่ดีแก่พนักงานในระยะยาว

ส่วนประกอบของ TRAINING ROADMAP

Training Road Map จึงเปรียบเสมือนแผนที่ในการเดินทางทางอาชีพของพนักงานคนหนึ่ง

ที่จะบอกว่าเขาต้องพัฒนาความรู้ความสามารถอะไร และต้องพัฒนาเมื่อไหร่ ซึ่งพนักงานแต่ละคนก็จะมีแผนที่ที่ไม่เหมือนกัน แปรผันตามสมรรถนะ (Competency) ที่แต่ละคนมีไม่เท่ากัน ทั้งนี้ ส่วนประกอบของ Training Roadmap สามารถแบ่งได้ 3 กลุ่มคำถามหลัก ดังนี้

1. ตำแหน่งงานนี้ต้องอบรมเรื่องอะไรบ้างถึงจะทำงานนี้ได้ (On the Job Training / Job Requirements) ที่ทุกคนจะต้องได้รับการปฐมนิเทศก่อนปฏิบัติงานจริง

2. ตำแหน่งงานนี้ควรจะอบรมเรื่องอะไรบ้างจึงจะพัฒนาและปรับปรุงงานได้ (Job Enhancement) โดยจะเป็นการเสริมสร้างสมรรถนะ (Competency) ให้พนักงานต่อไป

3. ตำแหน่งงานนี้จะควรจะอบรมเรื่องอะไรบ้างจึงจะสามารถเติบโตขึ้นไปในตำแหน่งหน้าที่การงานที่สูงขึ้นไปได้? (Career Development) นับเป็นการพัฒนาอาชีพให้พนักงานเก่งมากกว่าเดิม

วัตถุประสงค์ TRAINING ROADMAP

Training Roadmap จึงเป็นการกำหนดเส้นทางในการพัฒนาบุคลากรอย่างมีแบบแผน เพื่อนำไปสู่การเพิ่มขีดความสามารถของบุคลากรตามที่ตั้งเป้าหมายไว้ โดยมีวัตถุประสงค์หลัก ดังนี้

เพื่อสร้างความสามารถของบุคลากรให้สอดคล้องกับทิศทางขององค์กร
เพื่อจัดการฝึกอบรมให้เหมาะสมกับตำแหน่งงานตามลำดับความสำคัญและความจำเป็น
เพื่อให้บุคลากรทราบถึงระยะเวลาในการพัฒนาตนเอง
เพื่อนำไปประเมินความสามารถของบุคลากร
เพื่อส่งเสริมให้เกิดการเรียนรู้ด้วยตนเอง (Self Learning)
เพื่อสนับสนุนให้เกิดความก้าวหน้าทางอาชีพ

สรุป

การจัดทำแผนการฝึกอบรม & พัฒนาการทำงานประจำปี ควรเริ่มจากการกำหนดความจำเป็นในการฝึกอบรม Identification of training needs) การกำหนดความจำเป็นในการฝึกอบรมขององค์กรอย่าง ครบถ้วนสมบูรณ์นั้น เป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จและการพัฒนา อย่างไรก็ตามทฤษฎีต่าง ๆ ช่วยผู้ที่รับผิดชอบงานด้านนี้ได้เพียงเล็กน้อย การกำหนดความจำเป็นในการฝึกอบรมไม่ใช่เป็นเพียงเรื่อง ของการตัดสินใจว่า ความจำเป็น (needs) นั้นอยู่ที่ใด และสำคัญ แค่ไหนเท่านั้น การจัดลำดับความสำคัญของความจำเป็นถือเป็น สิ่งสำคัญด้วยเช่นกัน โดยต้องมีการเชื่อมโยงกับความจำเป็นของส่วนงานต่างๆ (functions) ในองค์กร ทั้งเชื่อมโยงกับองค์กรในภาพรวมด้วย (as a whole)

ที่มา : https://bit.ly/3IElziS , https://bit.ly/3qsXzcw https://bit.ly/3IAoAAS https://bit.ly/3LsbOGD , https://bit.ly/36HCXpC