top of page

การจัดการงานธุรการอย่างมืออาชีพ

#การจัดการงานธุรการอย่างมืออาชีพ #ธุรการ #งานธุรการ #Admin


การดําเนินงานในองค์กรส่วนใหญ่จะต้องมีการจัดระบบ ระเบียบการทํางาน งานเอกสารต่าง ๆ โดยมีหน่วยงานที่เป็นผู้ประสานงาน และสนับสนุนการปฏิบัติงานของทุก ฝ่ายในองค์กร นั่นคือ หน่วยงาธุรการ (Administration) จะต้องมีศักยภาพ และความพร้อมในการรองรับการทํางานของทุก ฝ่ายให้ทัน ต่อการเปลี่ยนแปลงขององค์กร และเป็นที่ยอมรับของผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องของหน่วยงานธุรการ

ดังนั้น บุคลากรที่ปฏิบัติงานนี้จะต้องมีการพัฒนาความรู้ ความสามารถ และทักษะให้ครอบคลุมงาน ด้านการจัดการงานธุรการอย่างมืออาชีพ เป็นระบบทํางานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อเป็นส่วนผลักดันให้องค์กรขับเคลื่อนไปสู่เป้าหมายของธุรกิจที่กําหนดไว้ได้


งานธุรการ คืออะไร

งานธุรการ คือ งานที่มีหน้าที่ในการรับผิดชอบค่อนข้างกว้างพอสมควร จะมีความแตกต่างกับงานของฝ่ายบุคคลตรงที่จะมีการประสานงานเป็นหลัก


โดยงานธุรการนี้ เป็นฝ่ายสนับสนุน คือ ประสานงานหรือช่วยเหลือในแผนกหรือฝ่ายอื่น ๆ การจัดการงานธุรการอย่างมืออาชีพ จะเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการดูแลด้านเอกสารต่าง ๆ และการติดต่อประสานงานกับทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กรจัดเก็บและค้นหาเอกสารต่าง ๆ รวมทั้งการจัดเตรียมการประชุม เป็นต้น


คุณสมบัติของ Admin

คุณสมบัติของผู้ทำงาน Admin โดยรวมแล้วต้องมีคุณสมบัติดังนี้

  1. รับความรับผิดชอบสูง

  2. มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี

  3. มีความอดทนสูง

  4. มีพื้นฐานด้านโปรแกรมคอมพิวเตอร์

  5. มีความละเอียด รอบคอบ

  6. มีความคล่องแคล่ว

  7. มีความคิดสร้างสรรค์

  8. มีความสามารถวิเคราะห์ข้อมูลในระดับต้น


ความสำคัญของการจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจ


หากไม่ต้องการใช้เอกสารมาก ควรนำระบบบริหารจัดการเอกสารธุรกิจ (Business Document Management Software) มาใช้งานตั้งแต่ต้น และเมื่อดำเนินกิจการไปนาน ๆ เข้าจำนวนเอกสารก็จะเพิ่มพูนขึ้นและมีความสำคัญมากขึ้น


ปัญหาอุปสรรคของบุคลากร

  1. ใช้ระบบการจัดเก็บที่ไม่มีมาตรฐานหรือไม่เหมาะสมกับงาน

  2. ขาดเจ้าหน้าที่รับผิดชอบในการจัดเก็บคันหา หรือเจ้าหน้าที่ขาดความรู้

  3. ไม่มีการนำระบบยืมเอกสารไปใช้และระบบติตตามทวงถามที่เหมาะสม

  4. ไม่มีการวางแผนและกำหนดระยะเวลาในการเก็บและทำลาย

  5. การมีเอกสาร "ส่วนตัว"เก็บเอาไว้มากเกินความจำเป็น


ทัศนคติในการทำงานธุรการ

รักงานที่ทำ

การจัดการและบริหารสถานที่ให้เหมาะสมและเกิดความคล่องตัวในการทำงาน


รักองค์กร

พร้อมที่จะขับเคลื่อนองค์กรไปสู่ความเจริญการสร้างองค์กรแห่งความสุข


รักเพื่อนร่วมงาน

มีความเป็นกัลยาณมิตรมีความสัมพันธ์อันดีต่อกัน


การจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจ

  1. ตามลำดับตัวอักษร (Alphabetic Filing) เป็นการเก็บเอกสารโดยเรียงตามตัวอักษรต้องคำนึงถึงตัวพยัญชนะว่า พยัญชนะใดมาก่อนหลัง

  2. หลักตัวเลข (Numeric Filing) เป็นวิธีการเก็บเอกสารโดยใช้ตัวเลข เป็นอีกระบบหนึ่งที่ใช้กันในต่างประเทศจะมีการทำ index สารบัญชื่อและแปลงเป็นตัวเลข

  3. ตามภูมิศาสตร์หรือการแยกหมวดหมู่ ( Geographic Filing ) เป็นวิธีการเก็บเอกสารโดยใช้ชื่อสถานที่ตั้ง ประเทศ จังหวัดใช้ควบคู่กับการเก็บเอกสารตามลำดับตัวอักษร

  4. การเก็บเอกสารธุรกิจตามชื่อเรื่อง ( Subject Filing ) ใช้ชื่อเรื่องเป็นหน่วยในการจัดเก็บ โดยแยกเอกสารออกเป็นแต่ละเรื่อง แล้วจึงเรียงตามลำดับตัวอักษรอีกครั้งหนึ่ง

  5. การเก็บเอกสารตามเสียง (Soundex Filing) ใช้ในระบบการเก็บเอกสารภาษาอังกฤษ โดยนำเอาชื่อที่มีเสียงคล้ายกันมารวมกันไว้ในที่เดียวกัน โดยไม่คำนึงถึงตัวสะกด


ประโยชน์ที่เกิดขึ้นต่อบุคลากร/องค์กร

องค์กรจำเป็นจะต้องมีการจัดเก็บเอกสารซึ่งจะมีประโยชน์ต่องค์กร ดังนี้


  1. สะดวกในการค้นหา

  2. ประหยัดเวลาในการค้นหาและการจัดเก็บ

  3. มีแหล่งเก็บเอกสารที่ถาวรและปลอดภัย

  4. รวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องกันไว้ในแหล่งเดียวกัน

  5. มีมาตรฐานในการจัดเก็บเอกสาร

  6. เกิดความเรียบร้อยและสะอาดตา

  7. ผู้ปฏิบัติงานและเลือกใช้แฟ้มเอกสารได้อย่างถูกต้อง

  8. ประหยัดพื้นที่ลดความซ้ำซ้อนในการเก็บเอกสาร

ดู 3,499 ครั้ง

Comments


Featured Posts
Recent Posts
Archive
Search By Tags
Follow Us
  • Facebook
  • ไอคอน YouTube สังคม
bottom of page