5 เทคนิคการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

เป็นบทบาทหนึ่งของหัวหน้างานที่ดี คงหนีไม่พ้นการมอบหมายงานและ

การติดตามงานเพื่อเป้าหมายที่องค์กรตั้งไว้ซึ่งการมอบหมายงาน นับว่ามีความสำคัญเพื่อ

การทำงานที่มีประสิทธิภาพ หัวหน้างานควรเข้าใจบทบาทของตนเองว่า เราเป็นหัวหน้างาน ซึ่งต้องบริหารงานในภาพรวม มากกว่าลงมือทำงานเองไปเสียทั้งหมด

จริงไหม !! ดังนั้นเพื่อให้งานขับเคลื่อนไปข้างหน้า

หัวหน้างานควรเข้าใจการมอบหมายงาน ให้ถูกต้อง อีกทั้งมอบหมายงาน อย่างเดียวก็คงไม่ได้ คงต้องมีการแนะนำ สอนงานในสิ่งที่ลูกน้องยังไม่เข้าใจ

เพื่อให้งานออกมามีคุณภาพมากกว่าความผิดพลาดในแต่ละวันบทความนี้ ผมขอมอบเทคนิคที่ผมใช้สอนกลุ่มหัวหน้างานตามองค์กรต่าง ๆ เพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในการทำงานแต่ละวัน

1.การวางแผนและเตรียมตัวก่อนเริ่มทำงาน

บทบาทหนึ่งที่หัวหน้างานควรทำทุก ๆ เช้า คือ การมาก่อนเวลาเริ่มงานอย่างน้อย 30 นาที เพื่อวางแผนเตรียมตัวเอง เตรียมงานที่ต้องทำในวันนี้ และชี้แจงเป้าหมายในการทำงาน ปัญหาจากเมื่อวาน (หากมี)

จุดที่ต้องเน้นย้ำในการทำงานเพื่อป้องกันความผิดพลาดจากงานและจากคนการวางแผนนับว่าเป็นปัจจัยที่สำคัญ เพราะการมีแผนย่อมดีกว่าไม่มีแผน อีกทั้งควรมีการชี้แจงให้ลูกน้องได้เข้าใจในภาพรวมของการทำงาน เพื่อช่วยกันยกระดับการทำงานให้ดีขึ้นในทุก ๆ วันครับ

2.การมอบหมายงานควรมีกรอบเวลาที่ชัดเจน

ทุกครั้งที่หัวหน้ามีการมอบหมายงาน ควรมีการชี้แจ้งงานให้ชัดเจน โดยเฉพาะ วัน เวลา สถานที่ เนื้อหารายละเอียดของงาน ผู้รับผิดชอบ เพื่อสร้างความเข้าใจทั้งต่อหัวหน้าและลูกน้อง เช่น

หากต้องการงานในช่วงเช้า ก็ควรแจ้งเวลาให้ชัดเจนมากกว่าบอกเพียงแค่ช่วงเวลา หรือการประชุมงาน ก็ควรมีการบอกล่วงหน้า และกำหนดกรอบในการประชุมให้ชัดเจนซึ่งการประชุมสามารถทำได้ทั้งก่อนเริ่มงาน ช่วงกลางวัน หรือก่อนเลิกงาน แต่ต้องมีกรอบ มีวาระในการพูดคุย ให้ชัดเจนเพื่อการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพครับ

3.มอบหมายงานต้องอธิบายเนื้อหาให้ละเอียด

การสื่อสารมีหลายแบบทั้งการสื่อสารด้วยภาษาพูด การสื่อสารด้วยภาษากาย ซึ่งควรทำทั้ง 2 อย่างไปพร้อม ๆ กัน เพื่อการกระตุ้นโน้มน้าวลูกน้องให้สนใจฟัง การสื่อสารน้ำเสียงต้องดัง ฟังชัด มีภาษากาย นั้นคือ รอยยิ้ม ความสดใสจาก

ใบหน้าที่บ่งบอกถึงความจริงใจ และการส่งพลังความคิดให้ลูกน้องเห็นเพื่อสร้างความเชื่อมั่น อีกทั้งการสื่อสารต้องสามารถอธิบายจากเรื่องยากให้กลายเป็นเรื่องง่าย ซึ่งหัวหน้าต้องทำการบ้าน คือ การเตรียมตัว วางแผนกับงานก่อนการสื่อสารเพื่อเรียบเรียงคำพูดให้ถูกต้อง และใช้เวลาไม่นานในการอธิบาย

ซึ่งทุกครั้งที่สื่อสารกับลูกน้อง ต้องสังเกตสีหน้าแววตาของลูกน้อง และควรทบทวนสารที่สื่อออกไปถึงลูกน้องทุกครั้ง โดยให้ลูกน้องสื่อสารย้อนกลับมาหาที่ตัวเรา นั่นคือหัวหน้า เพื่อการสร้างการรับรู้ในทิศทางเดียวกันก่อนไปปฏิบัติงาน

4.การติดตามงานไม่ควรบ่อยเกินไป

การติดตามงานที่ดี ไม่ควรไปเดินดูตลอดเวลา เสมือนการจับผิด ซึ่งในมุมมองของผมเองนั้น เดินดูเพียง 2 รอบนั่นคือ ก่อนพักกลางวัน 1 รอบ และก่อนเลิกงาน 1 รอบ เพื่อติดตามความคืบหน้าของเป้าหมายงานที่ได้วางไว้ว่าติดขัดปัญหาประการใด หรืองานออกมาราบรื่น เพราะหากงานเกิดปัญหาจะได้รีบหาทางแก้ไขได้อย่างทันท่วงที

5.การสื่อสารด้วยภาษากาย

การสื่อสารด้วยภาษากาย นับว่าเป็นเรื่องที่สำคัญมาก ๆ โดยเฉพาะหากหัวหน้ากำลังคุยถึงปัญหาในการทำงานก็ควรจะมีสีหน้าที่ไม่เคร่งเครียดจนเกินไป แต่ให้มองปัญหา เป็นสถานการณ์ เป็นโอกาส เป็นความท้าทาย

ที่ทั้งหัวหน้า และลูกน้อง ต้องรับผิดชอบร่วมกัน นั่นคือ การหาแนวทางในการแก้ไขปัญหา มากกว่าทำสีหน้าเครียดใส่ลูกน้อง หรือทำสีหน้าอมทุกข์ จนทำให้ขาดขวัญและกำลังใจในการทำงาน ผมเชื่อว่าหัวหน้ายุคใหม่

ต้องมีความสามารถในการกระตุ้นความคิดของลูกน้อง สร้างไอเดียในการพัฒนางาน ปรับปรุงงานดีกว่ามานั่งโทษถึงความผิดซึ่งกันและกัน แบบนี้คือ หัวหน้ายุคโบราณยุคเจ้าขุนมูลนายครับดังนั้น การแสดงออกทางสีหน้า แววตา ต้องเป็นมิตรทั้งต่อหน้าและลับหลัง ผมเชื่อว่าความจริงใจ